面接の日程確定メールは返信しない?4つの例文とポイントを紹介!

面接の日程確定メールに返信しない場合、面接担当者に良くない印象を与える場合があるため、しっかり返信をしましょう。この記事では、「日程確定メールに返信しない場合の印象」「返信するときの3つの注意点」「4パターン別の例文と記入ポイント」について解説します。

  1. 面接の日程確認メールに返信しないと印象が良くない
  2. 面接の日程確定メールに返信するときの3つの注意点
  3. 面接の日程確定メールに返信するときの基本の型
  4. 面接の日程確定メールに返信する4パターンの例文と記入ポイント
  5. 面接の日程確定メールには、きちんと返信しよう!

面接の日程確認メールに返信しないと印象が良くない


面接の日程確定メールに返信しないで放置すると、面接担当者に良くない印象を与える可能性があります。
ここでは日程確定メールに返信しない場合の、面接担当者の心情について2点解説します。

メールが届いているか分からず不安になる


面接の日程確定メールに返信が来ないと、「きちんと届いていないのでは」と面接担当者は不安になります。
なぜならシステムに不備があって、メールが届かない可能性も考えられるためです。

届いていない可能性を想定して、面接担当者によってはもう一度同じメールを送る場合もあります。
きちんとメールを読んだという確認の意味も込めて、面接の日程確定メールには返信するようにしましょう。

承諾してもらえたのか分からず困惑する


面接の日程確定メールに対して何のリアクションもないと、その日時で承諾してもらえたのか分からず、面接担当者は困ってしまいます。

面接担当者は別の応募者との面接や他の仕事もあり、面接日程への承諾がないと予定を立てらられません。
また返信をしないと、面接担当者が面接日に他の用事を入れてしまう恐れもあります。

指定された日時で問題ない場合でも、承諾したという意思を見せるために、面接の日程確定メールには返信しましょう。

面接の日程確定メールに返信するときの3つの注意点


面接の日程確定メールに返信する際は、注意するポイントが3つあります。
それぞれ詳しく解説するので、ぜひ参考にしてメールを作成してください。

1.24時間以内に返信する


面接担当者から面接の日程確定メールを受け取ったら、24時間以内に返信しましょう。
面接担当者は他の仕事もあって忙しいため、なるべく早くスケジュールを確定できるように配慮する必要があります。

24時間を過ぎてしまった場合は、「ご返信遅くなってしまい、申し訳ございません。」と謝罪文を添えるとベストです。

メール受信後から数分以内に返信しても全く問題ないため、早めに返信するように心掛けてください。

2.日程確定メールの返信は1回で良い


面接の日程確定メールに返信した後、さらに面接担当者から返信が来た場合は、返す必要はありません。
何度も確認メールを送ると、面接担当者の手間を取らせてしまうためです。

しかし、面接の日程変更を希望した場合は、面接の日程がきちんと確定するまで返信する必要があります。
面接の日程確定メールに承諾した後は、再度返信しなくても問題ありません。

3.「返信不要」とある場合は返信しなくて良い


面接担当者から受け取った日程確定メールに「返信不要です」とある場合は、返信する必要はありません。
毎日数多くのメールが届き、なるべく受信メールの数を減らしたいという面接担当者もいるためです。

決して面接者を試しているわけではないため、「返信不要」とある場合は指示に従いましょう。

面接の日程確定メールに返信するときの基本の型


面接の日程確定メールに返信する際は、基本となる文章の型があります。
返信の内容にかかわらず、以下に紹介する型を活用すると、読みやすい文章が作成できます。

1.件名は何も変更しない


面接の日程確定メールに返信するときは、件名を変更する必要はありません。
「返信ボタン」を押すと「Re:」と表示され、返信メールが届いたと面接担当者にとって分かりやすくなります。

また、面接担当者が件名を変える場合もあるかもしれませんが、自分は変えずにそのままにしましょう。

2.本文を書く


ビジネスメールの本文には決まった構成があるので、その通りに文章を作成しましょう。
決まった型通りに文章を書くと、面接担当者は読みやすくなります。

①企業名・面接担当者の氏名
株式会社〇〇
〇〇 〇〇様

②挨拶・メールをもらったことに対するお礼
お世話になっております。
この度は、面接の日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。

③面接の日程について文章を書く
詳しい書き方については、次の【面接の日程確定メールに返信する4パターンの例文と記入ポイント】の章で解説します。

④締めの挨拶
何卒よろしくお願い申し上げます。

⑤署名
自分の名前、電話番号、メールアドレス

3.面接担当者が送った文章は残す


面接担当者から届いたメールの本文は、そのまま残しましょう。
面接担当者は他の面接希望者ともメールしているため、わざわざ前のメールを探さずに済むよう配慮する必要があります。

「返信」を押したら、何も消さずに本文を書き始めましょう。

面接の日程確定メールに返信する4パターンの例文と記入ポイント


面接の日程確定メールに返信するときの文章内容は、パターンによって異なります。
ここからは、4パターンの例文と記入ポイントについて詳しく解説していきます。

1.面接担当者から指定された日時に承諾する場合


「〇月〇日(〇)の〇時からでお願いいたします。」などのように、面接担当者から面接日時を指定され、それを承諾する場合は以下のような文章を作成してください。

件名 Re:面接日程のご案内

株式会社〇〇
〇〇 〇〇様

お世話になっております。

この度は、面接の日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。
下記の内容で承知いたしました。

・〇月〇日(〇)
・〇時
・〇〇【面接場所を記入】もしくは【Web面接の手段を記入】

お忙しい中、面接の機会を頂き、誠にありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇 〇〇【自分の名前】
000-0000-0000【自分の電話番号】
〇〇〇@〇〇〇【自分のメールアドレス】

〈ポイント〉
・面接の日時を改めて記載する
・面接の機会をもらえることに対して、お礼を述べる

Web面接の場合は面接場所の記入が不要なため、「zoom」などのように利用する手段を記入してください。

2.面接担当者から複数の日時を指定された場合


「以下の①~③の日程の中から、ご希望の日時を選択してください。」などのように、面接担当者が複数の面接日時を挙げている場合は、以下のような文章を作成してください。

件名 Re:面接日程のご案内

株式会社〇〇
〇〇 〇〇様

お世話になっております。

この度は、面接の日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。
頂いた日時のうち、②の日程で面接のお時間をいただけましたら幸いです。

・〇月〇日(〇)【希望する日付】
・〇時【希望する時間】

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇 〇〇【自分の名前】
000-0000-0000【自分の電話番号】
〇〇〇@〇〇〇【自分のメールアドレス】

〈ポイント〉
・日時に番号が振られている場合、番号だけでなく日時も一緒に記載する

面接担当者から承諾メールが来たら、【1.面接担当者から指定された日時に承諾する場合】の内容を返信してください。

3.面接担当者から指定された日時を変更したい場合


面接担当者から指定された日時だと都合が悪い場合は、以下のような文章を作成してください。

件名 Re:面接日程のご案内

株式会社〇〇
〇〇 〇〇様

お世話になっております。

この度は、面接の日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提案いただいた日時は都合が付かないため、別の日時でお時間をいただけましたら幸いです。

①〇月〇日(〇) 〇時
②〇月〇日(〇) 〇時
③〇月〇日(〇) 〇時

こちらの勝手な都合でお手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
もしお時間の合う日時がございましたら、ご連絡いただければと存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇 〇〇【自分の名前】
000-0000-0000【自分の電話番号】
〇〇〇@〇〇〇【自分のメールアドレス】

〈ポイント〉
・指定の日時では都合が付かないことを、丁寧に謝罪する
・希望の日時を最低3つ挙げる

面接担当者から承諾メールが来たら、【1.面接担当者から指定された日時に承諾する場合】の内容を返信し、さらに日程調整してもらったことに対してお礼を述べてください。

4.自分から日時を指定する場合


「ご都合の良い日時をお送りください。」などのように、面接担当者から面接の希望日時を聞かれた場合は、以下のような文章を作成してください。

件名 Re:面接日程のご案内

株式会社〇〇
〇〇 〇〇様

お世話になっております。

この度は、面接の日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。
面接の希望日時は、以下の3日の中でお願いできればと存じます。

①〇月〇日(〇) 〇時
②〇月〇日(〇) 〇時
③〇月〇日(〇) 〇時

もしお時間の合う日時がございましたら、ご連絡いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇 〇〇【自分の名前】
000-0000-0000【自分の電話番号】
〇〇〇@〇〇〇【自分のメールアドレス】

〈ポイント〉
・希望の日時を最低3つ挙げる

面接担当者から承諾メールが来たら、【1.面接担当者から指定された日時に承諾する場合】の内容を返信し、さらに日程調整してもらったことに対してお礼を述べてください。

面接の日程確定メールには、きちんと返信しよう!


面接の日程確定メールが届いたら、確認の意味も込めて返信しましょう。
しっかりと返信することで、面接担当者はスムーズに予定を立てることができます。

返信する際は、メールの型を守って書くと読みやすい文章になります。
ぜひ、今回紹介した例文やポイントを参考にしてください。

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Rolmy編集部(ライター)
Rolmy編集部

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