2021.09.21

面接の断り方のコツを解説!メール・電話ですぐに使える例文も紹介

転職活動で面接を辞退するケースは少なくなく、断ることそのものは問題ありません。ただし、マナーを守り企業に失礼のない断り方をすることが大切です。ここでは、断り方のポイントについて詳しく解説します。

面接の断り方で注意すべきポイント


どのような理由であれ、面接を辞退するのであれば企業には必ず連絡する必要があります。
ここでは、断り方で注意すべき基本的なポイントについて解説します。

辞退を決めたらすぐに連絡

「この面接は辞退する」と決めたら、なるべく早く先方の担当者に連絡しましょう。
採用担当者は、面接の日に向けて資料を準備したりほかの応募者に連絡したりと、さまざまな調整しています。

そこで辞退者がでると予定が狂い、再度の調整が必要です。
「言いづらいから」とずるずると面接日直前まで連絡しないでいると、担当者に大きな迷惑がかかります。

そのため、辞退するならなるべく早く連絡することが鉄則です。
もちろん、連絡しないまま面接を欠席するなどしてはいけません。

電話でもメールでもどちらでも可

面接辞退の連絡は、電話でもメールでもどちらでも構いません。
電話なら「確実に相手に伝えられる」、メールなら「辞退すると連絡したことを文章で残せる」というメリットがあります。伝えやすいほうで連絡すると良いでしょう。

ただし、メールで連絡した場合、ほかのメールに埋もれて採用担当者が気づかないこともあり得ます。
そのため、メールを送ったあとに電話をいれると安心です。

また、面接予定日の前日や当日に断る場合は、電話で連絡するようにしましょう。
これは、メールで連絡しても、面接の準備で忙しい採用担当者がチェックしないかもしれないためです。

辞退することがきちんと伝わるようにするためには、電話で連絡する必要があります。

連絡は営業時間内にすること

企業に対する連絡は、電話でもメールでも先方の営業時間内にするのが基本です。
ただし、電話で辞退を伝える場合、始業直後や終業直前は避けましょう。

これは、先方が忙しくしている可能性が高いためです。
企業の営業時間にもよりますが、午前中であれば10時前後、午後は14~16時頃が適しているでしょう。

メールで連絡する場合も、営業時間内に送ることが望ましいです。
とはいえ、在職しながら転職活動をしている場合など、日中にメールが送れないこともあるでしょう。

そのような場合は、営業時間内に送信されるよう時間設定をする方法があります。

お詫びとお礼を伝えること

採用担当者は、あなたのために面接の日を調整し準備をしています。
面接を辞退するのであれば、「迷惑をかけてしまうお詫び」と「これまでの対応に対する感謝」も伝えるようにしましょう。

面接を断る理由の伝え方


面接を断る理由をどのように伝えるべきか、悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
ここでは、面接を辞退する理由の伝え方について解説します。

詳しく説明しなくてよい

基本的に、面接を辞退する際に理由を詳しく伝える必要はありません。
以下のような伝え方でよいでしょう。

  • 諸般の事情により、選考を辞退させていただきます。
  • 一身上の都合で、面接を辞退させていただきたく思います。

上記の伝え方は、電話でもメールでも同じです。

聞かれたら簡潔に説明する

採用担当者によっては、具体的な辞退の理由を聞いてくることもあります。
そのようなときは、変にごまかす必要はありません。

以下のように、簡潔に答えると良いでしょう。

  • 他社から内定をいただき、検討した結果そちらに入社することにしました。
  • 家庭の事情により、就業すること自体が難しくなりました。
  • 現職の職場から引き留めにあい、転職しないことになりました。
  • 御社について深く研究した結果、方向性が違うと気づきました。

ただし、「社風が古くさく合わなさそうなので」「貴社についてネットで調べたら悪評ばかりだったので」といった理由は、ふさわしくありません。

方向性が違うなど、当たり障りのない理由を述べるようにしましょう。

メールと電話の例文を紹介


面接辞退をどのように伝えるかは、断り方のポイントさえ押さえておけばあまり難しく考える必要はありません。
参考までに、メールと電話それぞれで面接の断り方の例を紹介しましょう。

メールで伝える場合

メールで面接辞退を伝える場合の例文を、以下に示しましょう。

件名:面接辞退のご連絡 /田中花子

本文:

〇〇株式会社
人事部 〇〇様

先日、1次面接のご連絡をいただいた田中花子です。
その節は誠にありがとうございました。

×月×日×時より面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい誠に申し訳ありません。

勝手なお願いで恐縮ですが、なにとぞご了承いただきたくお願い申し上げます。

本来なら直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後となりましたが、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

__________

田中花子

〒〇〇-〇〇
〇〇県〇〇市×丁目×-×
電話:×××-××××


件名は、一読してすぐに内容がわかるものにすることが大切です。
自分の名前も入れておきましょう。

本文では、まず誰からなのかわかるよう名乗り、挨拶したうえで、面接を設定していただいたことに対するお礼を述べます。

その後、面接を辞退する旨を簡潔に伝えましょう。
面接の日時も明記しておくと、採用担当者が調べる手間が省けます。

選考に時間を使わせたにもかかわらず、こちらの都合で断ることに対して丁寧に謝罪し、ついでメールでの連絡になったことに対しても一言お詫びを伝えましょう。

文末は定型の挨拶で締めます。
ただし、今後も連絡をとりあったりすることはないため、「よろしくお願いします」はやめましょう。

電話で伝える場合

電話で伝える場合をみていきましょう。

あなた:お世話になっております。田中花子と申します。〇月〇日の面接の件でお電話いたしました。人事部の〇〇様はご在席でしょうか。

(担当者に変わったら)

あなた:お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日〇時より面接のお約束をいただいております田中花子です。今、お時間はよろしいでしょうか。

担当者:はい、大丈夫です。どうされましたか。

あなた:先日はご連絡いただき、ありがとうございました。せっかくご連絡いただいたのですが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくお電話しました。

担当者:そうですか。よろしければ、面接辞退の理由をお聞かせ願いますか。

あなた:はい。ほかの会社で内定をいただき、大変悩んだのですが、そちらに入社することにしたのが理由です。

担当者:ほかで決まったのですね。おめでとうございます。では、面接辞退の件は承りました。

あなた:お時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。


電話で伝える際は、どこの誰からの電話なのかわかるよう、最初にはっきり名乗ることが大切です。
担当者が出たら、選考の連絡をいただいた点に関してお礼を述べてから辞退する旨をはっきり伝えましょう。

辞退理由を詳しく説明する必要はありませんが、理由を聞かせてほしいと言われたら簡潔に答えます。
電話だと緊張して上手く話せなくなる人は、かける前に理由を聞かれたら何と答えるかを考えておくのがおすすめです。

最後に、選考を辞退することに対してお詫びを述べましょう。

面接を辞退すると決めたらすみやかに連絡を


転職活動を進めていると、面接を辞退する必要がでてくることは珍しくありません。
とはいえ、志望企業の採用担当者は時間と手間をかけて面接の準備をしています。

そのため、先方に連絡せず、無断で面接を欠席するようなことはしてはいけません。
断り方のポイントは以下のとおりです。

  • 辞退すると決めたらすぐに連絡する
  • 連絡はメールでも電話でも可。ただし直前に連絡するときは電話にする
  • 先方の営業時間内に連絡する。始業直後や就業直前、昼休憩は避ける
  • お礼とお詫びの言葉も伝える

この記事で紹介した例文も参考にして、すみやかに連絡しましょう。

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百日紅(ライター)
百日紅

正社員、派遣社員経験を経て、現在はWebライターで活動中です。読者が「読んで良かったな」と思える情報を提供できるよう心がけ、日々執筆しています。

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