2021.10.26
営業担当の変更が決まったときは、速やかに顧客にメールで連絡する必要があります。しかし、自分だけで動くのは危険。上司との連携をとりながら送ります。ここでは、メールを送るときに必ず入れるべき情報や注意すべき点などについて、文例をご紹介しながら詳しく解説します。
営業の担当を変更することになったら、早めに顧客に連絡することが必要です。
できれば対面でこれまでの感謝を伝えられると印象がいいですが、2020年以降はコロナ感染症などの影響で実際に会うことが難しいことも増えました。
担当を外れるとはいえ、顧客と会社の関係は続きます。
実際に会えないからこそ、営業担当変更の際はメールで早めに連絡を入れましょう。
変更連絡のメールを送るときは、失礼のないように基本的なマナーを守ることが重要です。
ここからは、メールを送る際に注意すべきポイントを取り上げて説明します。
基本的に、担当を変更することが決まったらなるべく早く連絡する必要があります。
知らせるのが遅くなると、顧客に「急に担当が変わった」という印象を与えかねません。
余裕をもって早めに知らせることが大切です。
しかし、会社や部署によっては知らせるタイミングを決めて、他の担当者と揃えているところもあります。
担当変更になったからと1人で急いで連絡するのではなく、念のため上司に相談してから連絡をするタイミングを決めましょう。
営業担当を変更するときは、現在担当している人が顧客に連絡をいれるのが鉄則です。
現担当者が送ったのを確認したあとで、後任者からも挨拶のメールを送りましょう。
現担当者が連絡するより先に後任者から挨拶のメールが届いたり訪問されたりすると、顧客は「そんな話は聞いていない」と戸惑ってしまいます。
「後任が挨拶メールを送るから自分は送らなくていいだろう」などと考えて、顧客に連絡しないことがあってはいけません。
担当変更に伴う引継ぎなどで仕事が増えるため大変ですが、顧客に失礼のないように担当変更のメールは必ず送りましょう。
メールの件名は、受け取った顧客が見てすぐに内容がわかるものにします。
「ご連絡」などのシンプルすぎる件名にすると、相手は開封するまで内容がわかりません。
営業メールかと思われて、開封されずに埋もれてしまう可能性も考えられます。
社会人としてのマナーでもありますが、営業担当変更のメールも同じです。
一見して何の連絡かわかる件名をつけることが大切です。
書き方に特に決まりはありませんが、以下のように「用件・会社名・自分の名前」のスタイルにするといいでしょう。
担当変更をお知らせするメールには、顧客側が知りたいであろう情報を漏らさず盛り込むことが大切です。
特に、次の4つの情報は必ず書くようにしましょう。
まずは、担当者が変わる理由について簡単に説明しましょう。
理由も明かさずに担当が変わることだけを伝えると、「言えない理由でもあるのか」などと顧客に不信感を抱かせる原因となってしまいかねないためです。
とはいえ、担当者が変わる理由はさまざま。
中には社外秘にしておきたい理由で担当変更になることもあるでしょう。
取引先である顧客へのメールに詳細に書く必要はありません。
「人事異動により」「退職に伴い」など、簡潔な書き方で十分です。
担当者が変わる具体的な日時も顧客に知らせるべき情報。
いつ担当が変わるのかがわからなければ、顧客は急ぎの案件も前任の担当者に連絡する可能性があります。
すでに担当を変わったあとに前任者に連絡が来てしまうと、対応の遅れにつながりかねません。
メールには「10月1日付で貴社の担当を外れることとなりました」といったように、変更となる日付をはっきりと書くことが大切です。
顧客にとっては、次の担当者がどのような人かも知りたいポイントです。
特に、前任者と良好な関係を築いている時こそ、後任ともうまくやっていけるか気になるでしょう。
名前や所属部署のような基本的な情報だけでなく、これまでの経歴や前任者から見た印象のような簡単な紹介も入れておくと親切です。
たとえば、以下のように伝えましょう。
このように、長々と書く必要はなく簡潔にまとめます。
顧客に余計な不安を与えないように、紹介する内容はポジティブな内容にすることも大切です。
担当を外れるということで、これまでお世話になったお礼も添えておくといいでしょう。
自分とクライアントの関係がどうであれ、これからも会社とクライアントとの関わりは続きます。
本心では、問題のある顧客から離れられてホッとしていたとしても、これまでの感謝は形式的に伝えておくことが必要です。
以下のように書くとスマートに伝えられるでしょう。
感謝の一文があるのとないのとでは顧客の受け取り方も変わります。
心の中ではどのような気持ちであれ、建前をうまく使って感謝を伝えましょう。
ここでは、以下のパターン別に営業担当変更メールの文例を紹介します。
わかりやすいように、登場人物を以下のように設定しました。
文例を活用する際は名前の間違いにくれぐれも気をつけましょう。
まずは、人事異動による担当者の変更メールの例文です。
件名：【担当者変更のご連絡】株式会社〇〇商事 営業部第一課 山田花子
本文：
株式会社△△
鈴木様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇商事 営業部第一課の山田花子です。
本日は、担当者変更についてのお知らせがあり、ご連絡いたしました。
この度、人事異動に伴い、×月×日付けで貴社の担当を外れることとなりました。
鈴木様には大変お世話になり、心より感謝しております。
後任には、弊社の田中花代が担当させていただくこととなりました。
田中は私と同じ営業一課に所属しており、長く営業業務に携わっております。
実績も豊富であり、必ず鈴木様のお役に立てることと存じます。
後日改めまして、田中とともにご挨拶に伺わせていただく所存です。
取り急ぎ、メールにてご報告させていただきました。
上記につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。
ビジネスメールのため、冗長にならないよう簡潔に書くことが大切です。
今後も良好な関係が続くように、丁寧で温かみのある文章になるよう意識しましょう。
次に、退職に伴う営業担当変更の場合の例文を紹介します。
基本的に、理由の部分以外は異動の場合とそれほど大きく変わることはありません。
件名：退職による担当者変更のお知らせ｜株式会社〇〇商事 営業部第一課 山田花子
本文：
株式会社△△
鈴木様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇商事 営業部第一課の山田花子です。
本日は、担当者変更についてご連絡いたしました。
この度、一身上の都合により、×月×日をもちまして株式会社〇〇商事を退職することとなりました。
在職中は温かいご指導を賜り、厚くお礼申し上げます。
後任には、弊社の田中花代が担当させていただきます。
田中は実績豊富で信頼のおける人物です。
担当業務に関しては滞りなく引継ぎをいたしましたので、ご安心いただければと存じます。
後日改めて田中とともにご挨拶に伺いたく、ご面倒をおかけいたしますが、日程の調整をしていただければ幸いです。
今後とも変わらぬご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
退職の理由について、詳しく書く必要はありません。
「一身上の都合により」や「諸般の事情で」など形式的な表現で伝えましょう。
ここからは、後任者が送る挨拶メールの例文を紹介します。
件名：【着任のご挨拶】株式会社〇〇商事 営業第一課 田中花代
本文：
株式会社△△
鈴木様
平素よりお世話になっております。
株式会社〇〇商事の田中花代と申します。
この度、弊社内の異動に伴い、×月×日より山田花子の後任として貴社を担当させていいただくこととなりました。
私自身、山田と同じ部署にて、営業として5年間にわたり経験を積んでまいりました。
まだ不慣れな点もあり、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、貴社のお役にたてますよう努めますので何卒よろしくお願いいたします。
後日、改めてご挨拶にお伺いできればと思いますが、まずは取り急ぎメールにてお知らせいたします。
ビジネスシーンでは、たとえ初めてメールをする相手であっても「初めまして」とは書きません。
組織としてすでに取引がある相手のため「いつもお世話になっております」と書くのが基本です。
また、顧客は「次はどのような人が担当になるのだろう」と不安に思っている可能性があります。
自分がどのような人間なのかを伝えるために、経歴などを簡単に紹介するといいでしょう。
業務に関して経験があるといった情報が得られることで顧客も安心できます。
営業担当変更メールは、現担当者から連絡を入れたあとに後任者からも挨拶メールを送ることが一般的です。
事前に変更のお知らせもなく担当が変わると、以下のような理由から顧客は不快に感じたり、不安を抱いたりします。
営業担当変更メールで最低限盛り込むべき情報は次の3つです。
また、これまでお世話になったことに対する感謝が伝わるよう、お礼の言葉も入れましょう。
引継ぎなどで忙しくなりますが、営業担当変更のメールは非常に重要。
忘れず送るようにしましょう。
この記事をシェア
