営業事務と一般事務の違いは？必要なスキルと事務職に就くメリット

営業事務と一般事務の違いとは？

営業事務と一般事務の大きな違いは、どの部門の事務を担当するかということ。

名称からもわかる通り、営業事務は営業部門の事務を担当します。
一方の一般事務は、担当する部門を決めずに業務することが多いです。

そのため、営業事務より一般事務のほうが幅広い事務業務をおこないます。

営業事務の仕事内容

営業事務は、主に営業部門のサポートをします。
見積書や契約書、注文書など業務で使う書類の用意をはじめとした業務が営業事務のお仕事。

営業事務員が直接営業することはないものの、営業の過程で欠かせない書類を作成していることなどから営業部門に欠かせない存在です。

営業部門の人は外回りで会社内にいないことも多いため、電話や来客などのお客様対応も営業事務が代わりにおこないます。

一般事務の仕事内容

一般事務は、オフィスワークの中で基本的な職種だといわれています。
主にデータ入力をしたり、さまざまな書類の作成や仕分けをしたり、電話やメール対応をしたりすることが一般事務の業務内容です。

業務内容は幅広いぶん、担当する部門によっては業務内容が異なる場合や、専門的な知識が必要になる場合もあります。

営業事務と一般事務に必要な3つのスキル

営業事務と一般事務において、必要なスキルは基本的に変わりません。
事務職はパソコンでの業務が中心になるため、パソコンスキルは必須です。

また、社外、社内にかかわらず人と接する機会も多いため、コミュニケーションスキルや基本的なビジネスマナーも欠かせないでしょう。

1．パソコンスキル

事務職をするにあたり、パソコンでの作業は避けては通れない道です。
専門的なスキルを身につける必要はないものの、パソコンでの作業に慣れておくとスムーズ。

特に、事務職ではExcelやWord、PowerPointを使った資料作成の機会が多いです。
そのため、Office系のパソコンソフトを一通り使えるようになっておくといいでしょう。

「Microsoft Office Specialist（MOS）」の資格を取得しておくと、客観的にパソコンスキルの高さを証明でき、面接で有利になる可能性があります。

「MOS」とは、Office系ソフトの利用スキルが一定水準あることを認定する資格です。
国際的な資格で知名度も高いため、事務職を目指している人は資格を取っておいて損はありません。

2．コミュニケーションスキル

事務職はパソコンで黙々と業務するお仕事だと思われがちですが、実は人と接する機会が多いです。
たとえば、電話や来客対応などで外部の人とのやりとりもあれば、社内の人に業務についての指示や依頼を受けることもあります。

円滑なコミュニケーションをおこなうため、事務職にコミュニケーションスキルは欠かせません。

基本的に事務職は資料作成などの指示を受けることが多いため、正確に依頼を聞き、不明点があればしっかり確認することが大切です。

3．ビジネスマナー

事務職は社外の人と関わる機会もあるため、基本的なビジネスマナーが必要です。

事務職は社内の人をサポートする立場ではあるものの、社外の人からすれば「会社の顔」になることもあります。
そのため、社外の人と接するときは会社の顔としてコミュニケーションをとることが大切です。

とはいえ、高度なビジネスマナーを身につける必要はありません。
「自信をもってコミュニケーションをとりたい」という人は、秘書検定の取得がオススメ。

秘書検定は、社会人としての常識やマナーの基本を押さえるのにピッタリな資格です。

事務職に就く5つのメリット

事務職に就く5つのメリットを紹介します。
事務職では、今後キャリアチェンジをしても必ず役立つコミュニケーションスキルや、パソコンスキルが身に付くことがポイントです。

また、突発的な業務がない限り、定時退社できることが多いため、プライベートと仕事の両立ができるメリットもあります。

1．コミュニケーションスキルが上がる

業務を通してコミュニケーションをとることが多い事務職。
そのため、事務職を経験すれば必然的にコミュニケーションスキルが上がります。

失礼のない言葉の使い方ができるようになったり、伝えたいことを分かりやすく伝えられるようになったりするでしょう。

また、業務の中で、言いにくいことを伝えなければならない場面にも遭遇します。
どのように伝えれば丸く収まるかを学ぶことができるため、交渉スキルも上がるはずです。

2．未経験でも就きやすい

一般事務も営業事務も、専門スキルは必要ありません。

求人を見てみると、企業によっては「未経験可」としているところも多いです。
そのため今までオフィスワークをしたことがない人も、はじめの一歩として事務職にチャレンジできます。

また、将来的にチャレンジしてみたい職種がある人も、キャリアチェンジの通り道として事務職にチャレンジするのもいい選択。

事務職を経験しておくことで、オフィスワークに必要なパソコンスキルやコミュニケーションスキル、ビジネスマナーが一通り身に付くため、キャリアチェンジもしやすくなります。

3．パソコンスキルが身に付く

事務職を通してパソコンスキルが身に付きます。

営業事務、一般事務ともにパソコンスキルは身に付きますが、どちらかというと営業事務のほうがより高度な資料作成スキルが身に付く場合も。

なぜなら、営業事務は売上や利益など数字を取り扱った資料を作成する機会が多いためです。

また、営業先のお客様に見せる資料をPowerPointを使って作成する機会もあります。
営業事務をしていれば数字に強くなったり、デザイン面を考慮した資料作りができるようになったりするでしょう。

4．定時退社できることが多い

営業職などの他の職種と比較すると、事務職は定時退社できることが多いです。
事務職はサポート業務が基本のため、ルーティン化された業務を毎日こなします。

そのため1日にすべき仕事を終えていれば、定時に退社することも可能です。
事務職は、プライベートの時間を大切にしたい人にもおすすめできます。

とはいえ、急ぎの業務やトラブルが起こる可能性もあるため、残業する機会もゼロではありません。

5．「誰かの役に立てた」と実感できる

事務職は、資料作成やデータ入力を通して主にサポートをする部門です。
そのため、感謝される機会が多い仕事でもあります。

また、指示されていなくても周りの状況をみて臨機応変に対応できると、「できる事務職員」として評価される可能性も。
サポート役として、会社全体がスムーズに業務できるよう貢献していくことが事務職の役目です。

営業事務と一般事務、どちらが向いている？

営業事務と一般事務は、必要なスキルや、得られるスキルが大きく変わることはありません。
そのため、「営業事務と一般事務、どちらがより向いているのだろう？」と迷うこともあるでしょう。

1つの指標として、「結果が数字に出るとやる気が出る」「数字を追い求めることにやりがいを感じる」という人は、営業事務のほうがいいでしょう。
なぜなら、営業事務がサポートする営業部門の人は、数字を追い求めて日々業務をこなしているためです。

サポートする業務といえど、営業事務がミスをしてしまえば売上が落ちることもあるはず。
日々の業務の成果が数字に表れるのが営業事務の特徴です。

事務職では社会人として必要なスキルが身に付く！

事務職は未経験からでも挑戦できる職種にもかかわらず、今後職種を変えても役立つスキルを身につけられるメリットがあります。
そのため、はじめてのオフィスワークにチャレンジしたい人におすすめです。

また、社会人としての経験を積んでみたいという人も事務職を経験してみるといいでしょう。

事務職を経験しておくことで、パソコンスキルや社会人として必要なビジネスマナーが身に付くため、今後のキャリアチェンジに有利になる可能性があります。