営業事務にあるあるな辛いこと8つとストレスをためない7つの方法

ストレスがたまって辛いと感じられ、仕事へのモチベーションが下がってしまうことも少なくありません。今回は、営業事務にあるあるな辛いこと8つと、ストレスをためない方法を解説します。

営業事務にあるあるな辛いこと8つ

早速、営業事務にあるあるな、辛いことを紹介します。
営業事務に就いたことのある人であれば、一度は感じた辛いことであるため、目を通してみましょう。

1．忙しすぎて残業が発生する

営業事務は、とにかく忙しい仕事として知られています。
残業が当たり前になったり、ときには休日返上で勤務したり、プライベートに仕事が食い込むことも少なくありません。

営業時間が終わってから残務を片付けることも多く、そもそも残業ありきのスケジュールになっていることもあるでしょう。
定時できっちり帰宅している職種を見ると、つい羨ましくなってしまうことも多いです。

2．人と人の板挟みになる

人と人との間で板挟みになり、どちらの指示に従えばいいのか、迷うこともあります。

上司の指示通りに仕事をしていても営業から怒られたり、顧客優先からの要望と効率のどちらを優先するか分からなくなったり、多くのストレスが生じます。

マニュアルがなく、臨機応変な対応を求められる営業事務であるからこそのストレスだと言えるでしょう。
はっきりとした基準があれば楽なのに、とつい愚痴っぽくなってしまうなど、デメリットも生じます。

3．期限ギリギリになって変更を求められる

提出期限ギリギリになって変更を求められたり、プレゼンテーションの内容が変わったりすることもあります。

書類のフォーマットが変わったことを知らされていないなど、ミスコミュニケーションによる変更が起きると、更にストレスが溜まります。

変更に急いで対応しなければいけないのに、抜け・漏れのない正確性は今まで通り変わらず求められるなど、理不尽なことも多いでしょう。

結局残業や持ち帰りで対応するなど、自分を犠牲にするシーンも出てきます。

4.突然締切が早まる

ある日突然締切が早まり、スケジュール調整にバタバタすることもあるでしょう。
お盆や年末年始などの長期休暇直前に指示されたり、繁忙期と重なったりしている場合、より大きな負担となってのしかかってきます。

他の人に手伝ってもらおうにも、営業事務は全員忙しく、手の空いている人がゼロであることも多いです。
結局自分ひとりで無理矢理解決するしかなく、業務上のストレスがどんどん溜まってしまうでしょう。

5.「何でも屋さん」だと思われる

「営業のサポートをする」ことが営業事務の仕事であることから、「何でも屋さん」だと思われるケースも存在します。
営業事務と直接関係ない、下記のような仕事を頼まれることも少なくありません。

経費精算に使う領収書の整理
ボールペンやテープなどオフィス備品の発注
来客へのお茶出しや案内
プライベートでの買い出しやおつかい

営業事務に頼むべきでない仕事も多く、雑用係のような扱い方をされることもあるでしょう。
かといって明確にきっぱり断ると嫌な顔をされることもあり、仕方なく請け負っている人も多いものです。

6.ミスの責任を負わされる

発注ミスや数字の記載漏れなど、仕事上のミスを押し付けられることも「あるある」です。

例え自分が担当した仕事でなくとも責任を負わされたり、よく確認せず自分がミスしたことを前提に話を進められたり、つい反発したくなるシーンもあるでしょう。

また、営業事務のせいにしてクライアントへのトラブル対処をされるなど、直接関与しない部分でもミスを押し付けられている事は多いものです。

真面目に働いていても、ついストレスが溜まってしまうことが分かります。

7.クレームに代理で対応する

自分が担当した仕事以外のクレームも、何故か対応を任されることが多いです。
営業担当が商談中ですぐに対応できない場合、チームメンバーである営業事務が代理に立つこともあるでしょう。

ある程度仕方のないことだと分かっていても、クレーム対応は負担が大きく、疲れてしまうものです。
理不尽さを感じると、ストレスになってしまいやすいでしょう。

8.時には営業ノルマを課せられる

なかには、営業事務にも営業ノルマが課せられる会社があります。
新たな顧客獲得のため、事務作業を後回しにして電話をかけたりメールを送ったりすることも想定されます。

本来やるべき仕事に着手しづらく、負荷が大きくなってしまうでしょう。
課せられた目標を達成できなければ叱責されるなど、負担の大きい仕事でもあります。

営業事務でストレスをためない7つの方法

ここからは、営業事務でストレスをためない方法を紹介します。
なるべくストレスフリーに仕事と向き合うためにも、自分流の対策をしておきましょう。

1．営業とのコミュニケーションを密に取っておく

営業事務にとって、営業とのコミュニケーションは不可欠です。
クライアントのニーズを正確に読み取り、どうすれば営業が最大限スキルを発揮できるか、考えていきましょう。

修正回数を減らせれば、自分の負担も減らせます。
また、仲良くなっておけば率直な意見交換もしやすくなるため、大きなメリットがあります。

2．チーム単位で仕事に臨む

自分ひとりで仕事を抱え込みすぎることなく、チーム単位で臨むとよいでしょう。
お互い助け合いながら仕事ができると、ストレスを大きく減らせます。

得意分野ごとに仕事を振り分けて効率を重視したり、当番を決めて負担を分散させたりすることがおすすめです。

チーム内でのコミュニケーションがしっかり取れていれば、どうしても残業できない日の調整もしやすくなるでしょう。

3．タスク管理をして、仕事を「見える化」する

タスクリストやスケジューラーを活用し、仕事を「見える化」しておくこともおすすめです。
いつまでに、何を、誰とやらなければいけないか管理することで、仕事の優先順位もつけやすくなります。

やることが明確になっていれば、突発的な緊急案件にも対応しやすくなるため、心の余裕も生まれるでしょう。

4．効率重視で作業する

何よりも効率重視で作業し、残業時間や休日出勤を減らしていく方法もあります。

仕事をある程度マニュアル化したり、要らない作業がないか常に見直したり、改善できるポイントがないかチェックしてみましょう。

ただし、スピードを重視して正確性が失われてしまうことはNGです。
後で修正する手間が大きくなる可能性もあるため、質は保ったまま、よりスピードアップできる方法がないか考えましょう。

5．上司への報告・連絡・相談を徹底する

こまめに上司への報告・連絡・相談をおこない、情報共有しておきましょう。
今の自分がどれくらいの業務量を抱えているか、知ってもらうきっかけとして有効です。

忙しいときであれば仕事を新たに振られづらくなり、反対に手が空いているときであれば新たなチャレンジを得やすくなります。

6．ストレスも仕事のうちだと割り切る

どんな職種であっても、完全にストレスをゼロにできる仕事はない、と割り切ってしまうのもひとつの方法です。

「ストレスも仕事のうち」と考えることにより、小さなイライラを積み重ねずに済むでしょう。
その日のうちに解消できる程度のストレスであれば、問題ないとポジティブに考える姿勢も大切です。

7．プライベートで上手にストレス発散する

プライベートで上手にストレスを発散し、仕事にイライラを持ち込まないことも大切です。
前日のイライラが残っているまま出勤してしまうと、つい怒りっぽくなってしまいます。

話しかけづらい人だと思われ、気づかぬうちにコミュニケーション面でのデメリットが生まれるかもしれません。

なるべく笑顔でいられるよう、自分なりのストレス発散法を見つけることがおすすめです。

営業事務のあるあるストレスは、工夫次第で減らせます！

営業事務は、ストレスの多い職種でもあります。
嫌な「あるある」を回避するためにも、営業・上司・チームメンバーとのコミュニケーションを密に取り、仕事の効率を見直していきましょう。

ストレスをなるべく減らせれば、ポジティブな気持ちで仕事に向き合える日も増えていきそうです。