仕事を効率化するコツは?自分でできる働き方改革で仕事効率アップ!

「仕事が忙しくて大変!」「もっと仕事に集中したい!」働く中で悩むことはありませんか?最近はリモートワークの導入が進められているなど、働き方にも変化が起きています。そこで、様々な働き方に対応できて仕事の効率化アップに繋がる方法をご紹介します。

  1. 仕事ができる人は効率もいい!
  2. 仕事ができる人がしていること3選
  3. 今日からできる!仕事の効率化の方法5選
  4. 仕事に取り入れたい!効率化できるツールを紹介!
  5. リモートワークにおすすめ!仕事の効率化アップ方法
  6. 仕事を効率よく行って心も元気に!

仕事ができる人は効率もいい!


職場の中で「この人は仕事ができる!」「あの人は仕事の効率が良い!」と感じる時はありませんか。
また、自分は仕事の効率が悪いと感じることはありませんか?

近年は働き方改革の推進で、残業時間を減らすことが求められています。
そのため、労働時間内でいかに生産性を上げて、今まで通り仕事を進めていくかが重要となります。

しかし、仕事量が多く忙しい毎日では、生産性を上げて仕事を進めていくことはなかなか難しいと言えるでしょう。

それでは、仕事を効率良く進めていくにはどのように行えば良いのでしょうか。
実は、その人が持つ能力やスキル以外にも、意識するだけで仕事の効率化アップに繋がる方法があるのです。

効率よく仕事を進めていくことは、自分のためにも仕事にもプラスになりますよ!

仕事ができる人がしていること3選


まずは仕事ができる人が行っている習慣を見ていきましょう。

仕事の効率が上がると自分のプライベートの時間を確保できたり、キャリアアップにも繋がります。

1.スケジュールを立てる


仕事ができる人は、業務効率のために仕事全体を把握しスケジュールを立てています。

例えば、月・週・日ごとのスケジュールを決めることで、時間を意識しながら取り組むことができ、業務の流れを把握しているためミスや修正も少なく抑えることができます。

その後の作業をする人への影響も少なく、仕事も滞りなく進むため、趣味や習い事などといったプライベートの時間の確保も十分できるようになります。

2.客観的に見る


仕事を客観的に見ることで、仕事の質の向上にも繋がります。
自分の視点のみだと、業務や内容に偏りが生じてしまい質の低下になりかねません。

そのため、客観的な視点が必要になります。
例えば、サービスを受けるお客様や取引相手の視点から考えたり、他の社員の視点から業務を見てみるのも一つのポイントと言えるでしょう。

3.人に頼ることができる


現在抱えてる仕事や疑問について自分以外の人に頼ることは大切です。

自分の力では足りないとき、他の人の意見を聞きたいときなど、誰かの手を借りたいときは素直に相談できるため、コミュニケーションスキルが高く仲間からの信頼が厚い人も多いです。

仕事の効率が悪い人は、自分ひとりでなんでも解決しようとしてしまい、仕事が止まったり溜まる傾向にあります。

人に頼ることは悪いことではありません。
人に頼ることで時間をムダにせずに仕事を進めることができ、なおかつ新たな意見を加えることもできるためプラスの作用しかないのです。

今日からできる!仕事の効率化の方法5選


仕事の効率化は、自分自身が意識し継続することで変わります。
そこで、今日から取り入れたい仕事の効率化アップに繋がる方法をお伝えします。

この方法を実践して、仕事の効率を上げていき、自分自身の成長とプライベートの時間を両立していきましょう!

1.スケジュールを立てて優先順位決め


まずは計画を立てることが重要です。
これは、社会人として当たり前のことに感じますが、なかなかできていないのが現実です。

まずは、仕事の流れを確認することで、全体像を掴むことができます。

複数の作業をしているときは適切な優先順位をつけることが重要と言えるでしょう。
マルチタスクが苦手な人は、一日のスケジュールとタスクごとに優先順位を振り分けて対応していくと、ミスなく取り組むことができます。

2.目標を決める


自分自身の目標と全体目標を立て、それを意識するだけでも効率化アップに繋がります。

例えば、この仕事を今週中に終わらせる、今日はこの部分を意識して対応するなどの個人目標はもちろん、週・月単位で業務目標を決めるとそこに向かって頑張ることができますよね。

ダラダラと仕事をこなすのではなく、一つでも目標を決めることで気持ちが前向きになり仕事への姿勢が変わります。

そうすることで、効率良く仕事ができるようになり、キャリアアップに繋がる可能性が高くなります。

3.集中できる状態にする


働く環境が集中できる環境でないと、気持ちも落ち着きませんよね。
まずは、仕事がしやすい状態に整えて気持ちを仕事モードに切り替えることが大事です。

特に、リモートワークだと気が散ってしまって集中できないこともあるため、意識して仕事に取り組むことが必要です。

仕事モードにする方法は、リモートワークでもあえて出社スタイルで気持ちをシャキッとさせる、部屋を模様替えして専用のワークスペースをつくる、好きな香りで集中力を上げるなど人それぞれです。

集中できるよう工夫を凝らして、リモートワークでも効率良く働いていきましょう。

4.シンプルに物事を考える


仕事に対して真面目な人、あれこれ複雑に考えてしまう人は仕事がなかなか進まなかったり、仕事の効率が悪くなるときがあります。

もちろん、真面目で色々なことに視点を向けて考えること自体は良いですが、ある程度の妥協も時として必要です。

「まずはこの仕事をやり切ろう」「ここまで行ったら一度確認をしよう」などシンプルに考えるだけでも、徐々に仕事の処理が早くなり業務効率の改善に繋がります。

もし、仕事に対して気負いし過ぎているのならば、少し力を抜いてシンプルに取り組みましょう。

5.ムダな作業をしていないか見直す


業務の中でムダな作業が多い、ひと手間かかってしまうことはありませんか。
例えば、パソコン作業ならショートカットキーを覚えることで、わざわざマウスを操作したり画面をじっくり見なくて済みますよね。

細かい作業を取り除くことで、ストレスなくスムーズに仕事ができます。
また、手間に感じたりムダに感じる業務に、コミュニケーションが取れなかったり、書類など手間がかかるものが多いことが挙げられます。

業務に集中するためにも、代替できる部分があるのならば、人の手ではなく業務効率化ツールに任せてみるのもアリですよ!

仕事に取り入れたい!効率化できるツールを紹介!


ここでは、業務効率化のために個人・社内で取り入れたい方向けにおすすめの業務効率化ツールを紹介します。

個人の方は普段使いしやすいものを、会社や部署内で使うツールは便利さとサポート体制が整っているものを選ぶと仕事の効率化アップの一歩に繋がります。

ビジネスツールを導入することで、仕事内容が簡潔化できるものが見つかるかもしれません。
ツールを上手に活用して、仕事の効率化、ひいては企業の成長に活かしていきましょう。

個人向け仕事効率化ツール


ここではパソコンに内蔵してあるおすすめツールをご紹介します。

パソコンなどの機器は自分に合うようにカスタムしていくことが一般的ですが、既存のツールも仕事の効率化に十分に役立ちます。

メモ帳

パソコンに内蔵されているツールで、簡単なメモが可能です。
例えば、会議や電話をしているとき、メモをしたいけれど手書きだと手間だという人は、メモ帳に打ち込むことで書く手間グッと省けます。

また、メモに入力した内容を他媒体にコピペすることもできるため、手書きメモならではの写し間違いや打ち間違いなどのミスが減ります。
メモをする習慣もつき、効率良く仕事を行うことができるツールの一つです。

カレンダー

紙の手帳は持ち歩かない、手間なくタスク管理をしたい方にはカレンダーがおすすめです。
その日のタスクやスケジュールはもちろん、リマインダー機能を活用することで先のスケジュール管理もできます。

予定変更も簡単にできるため、手書きで見づらくなることもありません。
パソコンの使用頻度が高い人には取り入れてほしいツールの一つです。

社内向け仕事効率化ツール


ここでは社内向けに業務別に活用したいツールをご紹介します。

仕事効率化ツールは、単に導入すれば良いというわけではありません。
まずは、どの業務を効率化したいかの洗い出しが必要です。

例えば、この部署の業務はここに課題がある・この作業に手間がかかると社員が言っているなどの課題や目的を把握したうえで、どのように課題を解決していくか目的・目標を立てて活用していきましょう。

ただツールに頼るのではなく、目的・目標があってこそツールの真価が発揮されます。

チャットツール

社内コミュニケーションツールとして普及しているチャットツールは、リモートワークでもスムーズにコミュニケーションがとれる便利なツールです。

・slack(スラック)
「slack」は個人や組織などでチャンネルというグループを作り、その中でチャットをしていきます。

会話だけでなく、書類管理などの共有も簡単にできて、カスタマイズすることで機能が充実していく仕組みです。

さらにリアクション機能も豊富で、リモートワークなどの顔が見えないときでも気持ちや表情をチャットで伝えることができます。

・Chatwork(チャットワーク)
個人IDを知っている社内・社外の人とのやり取りが可能です。

チャット機能はシンプルでわかりやすく、ビデオ会議も「Chatwork」内で簡単に行うことができます。
また、個人・全体のタスク管理もできる点がポイントです。

使いやすい機能が揃っているため、多くの企業が導入・または導入を検討している人気のツールです。

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化すると言っても、どのような業務に関する書類をペーパーレス化して効率を上げるかが重要です。

このツールを活用すると、人の手が介入しない分ミスが少なくなり、書類管理など手間がかかる作業も一括で補うことができます。

・Google Drive(グーグルドライブ)
どの企業でも手軽に取り入れることができるものは、オンラインストレージサービスの「Google Drive」です。

ファイル共有をすることでムダな書類を省くことができ、ストレージ上に保存されるため書類・データ管理も簡単です。

また、ファイル共有以外にも様々な機能があるため、これ一つで効率良く進めることができます。

・クラウドサイン
電子契約書「クラウドサイン」はクラウド上で契約が可能のため、時間がかからず簡単に契約を取り交わすことができます。

紙の契約書では保管の際にリスクがあり、手書きの手間やミスもありうるため面倒な作業になってしまいます。

しかし、電子契約書はデータ管理もクラウド上の管理のため安心でき、過去の契約書の参照も簡単です。
法的効力ももちろんあるため、新しい契約方法として活用されています。

タスク・プロジェクト管理ツール

どのようなタスクを効率化したいのか、自社に合ったツールを選ぶ必要があります。

また、データ移行などで余計に手間がかからないように、社内で使っている既存ツールとの連携ができるか確認をしましょう。

・Backlog(バックログ)
「Backlog」はパソコン操作が不慣れな人でも簡単に操作できるプロジェクト管理ツールです。
タスク管理者や期限が明確なため、仕事の効率化が図れます。

チームや部署のタスク・プロジェクト管理に一役買うツールです。

・monday.com(マンデイドットコム)
「monday.com」は世界で10万社以上の起業が取り入れており、日本でも大手起業が採用しているタスク管理ツールです。

既存ツールとの連携もしやすいため、データ移行や連携の手間が少なくて済みます。
大手企業が導入しているという安心感もあります。

リモートワークにおすすめ!仕事の効率化アップ方法


リモートワークだとどうしてもだらけてしまう、仕事効率が上がらないと感じる人もいるでしょう。

また、リモートワークに慣れていないと仕事のオン・オフの切り替えが上手にできないこともあります。

そこで、リモートワークでも効率よく働ける方法をご紹介します。

体を動かす


家から出ることが少ない・運動をする時間がないなど、在宅時間が増えています。
そのため、健康のためにも休憩時間に散歩をしたり、軽い運動をするなど体を動かすことをしましょう。

仕事のオンオフができて、健康にも良いため、日頃の業務の合間に取り入れてみてはいかがでしょうか。

リフレッシュする時間を設ける


人の集中力は90分が限界です。
リモートワークともなると、在宅のためより気持ちが緩んでしまいがちです。

そのため、休憩する時間を意識的に作ってみましょう。
意識的に仕事から離れてリラックスすることで、仕事の効率アップに繋がります。

例えば、数分で終わる家事をする、目を休めるためにマッサージをするなどです。
自分にあったリフレッシュ方法を試してみてください。

ワークツールを使いやすいものに変える


パソコンのスペックが低かったり、椅子が座りづらいなど、ワークツールが原因で集中できないこともあります。

この機会に、一度リモートワークで必要なツールを使いやすいものに替えてみるのも仕事の効率化アップに繋がります。

例えば、椅子は長時間座っても身体に負担がかからないようなクッション性のあるもの、イヤホンは音が聞こえやすく音漏れがしないものなどに替えましょう。

また、Wi-Fi環境も整えてリモート会議などで支障がでないようにするなど、働き方に合わせて使っているワークツールも替えていきましょう。

仕事を効率よく行って心も元気に!


様々な働き方がある中、仕事の効率化もどんどん進んでいます。
仕事を効率良く行い、プライベートとのバランスを取ることで、自分自身が成長できイキイキとした毎日になっていきます。

効率化できる方法を意識して、これからも仕事を頑張っていきましょう!

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Rolmy編集部(ライター)
Rolmy編集部

Rolmy編集部から、仕事も私生活も充実させたい20~30代の働く女性向けに、より私らしく輝けるキャリアやライフスタイルを叶えるためのヒントをお届けしています。