2021.12.29
「年末の挨拶回りを始めなくちゃ」と思う12月。お客様・取引先から社内まで、多くの人と挨拶をする必要があります。年末の挨拶の仕方で毎年迷うという方もいるのではないでしょうか。今回は年末の挨拶の仕方やコツ、メールの例文などについて解説します！
まずは年末の挨拶の意味合いを考えてみましょう。
年末の挨拶は、1年の感謝を伝えるため。
1年間お世話になったということを伝え「来年も引き続き、よいお付き合いをしたい」ということを相手に伝えます。
できれば形式的な挨拶ではなく、相手の心に響くような挨拶が望ましいとされています。
1年間の出来事などを話すことができるといいですね。
「こんな出来事があって感謝している」と、相手との具体的なエピソードを話し、感謝を伝えるのもおすすめです。
節目で感謝を伝えるのは、仕事で関わる相手との関係を良好に保つ秘訣です。
年末の挨拶を、コミュニケーションのよい機会のひとつとして捉えてみましょう。
社会人として、節目の挨拶は大切にしたいところです。
しかし、忙しい時期だったり、なかなか相手に会えなかったりと、それぞれ事情は異なりますよね。
直接挨拶できる場合もあれば、メールや電話で済ませる場合もあるでしょう。
特に、営業などの職種で関わる相手が多いと、どう挨拶していいか迷うという方もいるのではないでしょうか。
ここでは、訪問・メール・電話など、さまざまな状況別に具体的なマナーをご紹介していきます！
12月に入ると、年末の挨拶を始める時期。
明確な時期が決まっているわけではありませんが、12月中旬から挨拶を始めるケースが多くあります。
何かと忙しい12月に直接訪問する場合は、相手のスケジュールを気遣うことが大切。
取引先やお客様などの都合に合わせ、迷惑にならないように訪問しましょう。
相手が取引先の場合、仕事納めがいつになるのかは会社によって異なります。
業務時間に変更が出たり、受け付けている業務が限定されたりすることも。
また、外資系の企業はクリスマスに休みを取ることもあります。
それまでの会話でそれとなく聞き出しておくなどして、訪問スケジュールを組みましょう。
具体的なポイントは、以下の通りです。
打ち合わせなどを兼ねることなく、5分程度で終わらせる場合はアポなしでの訪問も可能な場合があります。
相手の雰囲気に合わせて、柔軟に対応しましょう。
年末の挨拶をメールで済ませるという方も多くいます。
忙しい師走の時期に、取引先へわざわざ訪問するというほどでもない場合もあります。
新型コロナウイルスの影響で、改まって挨拶に行けないという方もいるでしょう。
離れた場所で働いている上司や同僚にはメールで挨拶するという人もいるかもしれません。
年末の挨拶をメールで行う場合は、相手の仕事納めまでに届くように送信します。
おさえておきたいポイントは下記の通りです。
また、取引先や他部署の人がこちらの年末年始のスケジュールを気にしている場合もあります。
年末年始の休業について、書き添えておくといいでしょう。
具体的なメールの書き方は、本記事でも後述します！
「直接相手を訪問するほどではないが、メールでは味気ない」という場合に、年末の挨拶を電話ですることがあります。
また、メールより電話派の取引先や、高齢のお客様に対してなどは、電話のほうが望ましいことも。
相手の都合や好みを考えて使い分けるといいでしょう。
好きな時にチェックできるメールとは違い、相手は手を止めて電話に集中しなくてはいけない点に注意が必要です。
何かと忙しい時期なので、長時間にならないよう意識しましょう！
電話で挨拶する場合は、上記の内容を伝えるといいでしょう。
相手が取引先やお客様である場合、仕事の話をすると失礼に当たることも。
「営業トーク？」と思われないよう、1年の感謝を伝えることをメインと考えましょう。
大切な相手に心を込めて挨拶したい場合は、手紙もおすすめです。
手書きの文字は相手に気持ちが伝わりやすく、印象がアップすることも。
手紙で挨拶する場合は、時候の挨拶を使い、丁寧な文章を心がけましょう。
気をつけたいポイントは、下記の通りです。
また、たくさんのお客様がいる業種では、会社でハガキや年賀状を用意してくれることも。
その際も一言コメントを書くなど、気遣いを忘れないようにしましょう。
送り漏れがないように、リストを作るなどして管理することも有効です。
年末の挨拶をメールでする場合、どのような文章にすればいいのか迷ってしまうという方もいるのではないでしょうか。
基本的に、件名は「年末のご挨拶」などシンプルなものでOK。
わかりやすいように「○○株式会社」「○○部」などの言葉を含めても構いません。
ここでは、メールに記載すべき内容や、実際に使える例文をご紹介します！
「今年1年、○○様には大変お世話になりました」などの文章を含めるのが一般的です。
よりかしこまった文章が必要な場合には「平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます」といった文章で始めるといいでしょう。
年末の挨拶としては、下記の文章も使えます。
また、年末年始の営業スケジュールを伝えることも大切です。
「弊社の営業は12月○○日までとなり、新年は1月○○日から営業いたします」などの文章を盛り込みます。
年末年始の休みで相手に影響を与える場合には、その気遣いも忘れずに！
「ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」などの文言を追加するといいでしょう。
日頃の感謝の気持ちを込めて、上司に挨拶メールを送ることもあります。
特にテレワークでなかなか会えない上司には、年末にメールを送ると丁寧です。
同じスケジュールで動いている上司には、最終営業日に挨拶のメールを送りましょう。
おすすめは、お昼〜午後にかけての時間帯に送ること。
上司が気持ちよく年末を迎えられるよう、退勤時間のギリギリは避けるようにするといいでしょう。
注意したいのは、メールだとテンプレートのような文章になりがちという点。
上司との距離感にもよりますが、形式的になりすぎない文章のほうが気持ちが伝わります。
そこで、上司へのメールは具体的なエピソードを盛り込むことをおすすめします。
上記の文章をはじめ、一緒に乗り越えた仕事や、サポートしてもらった仕事など、共通の思い出を盛り込んでみましょう。
メールの最後は「来年もご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします」などの文章で締めるのが一般的です。
そこまで堅苦しくしたくない場合は、くだけた文章を入れてもOK。
下記の文章などが使えます。
社内の人に対してどれだけ挨拶するかは、会社の雰囲気によるものです。
年末でもあっさりと退勤する会社もあれば、1人ずつ挨拶回りをする…という会社も。
しかし、相手が忙しかったり、離れた支社にいたりと、直接挨拶できないことも。
会社によっては、一斉メールでその年の感謝を送ることもあります。
その場合は「○○課の皆様」などで宛名をまとめるといいでしょう。
社内の同僚に対しての一斉メールは、上記の文章が使えます。
「よいお年をお過ごしください」などの文章を入れておきましょう。
ただし、目上の人に対して一斉メールを使うのは失礼に当たる場合もあるので、注意が必要です。
年末の挨拶で避けたいのが、形式的な挨拶になったり、話が続かなかったりすること。
取引先やお客様のもとへ直接出向いたはいいものの「何を話せばいいんだろう？」と迷う方もいます。
特に、営業としての経験が少ない場合や、相手との関係が深くない場合は、年末の挨拶で気が重いというケースもあるかもしれません。
しっかり準備しておかないと「今年もお世話になりました」という形式的な会話の後、気まずい沈黙が訪れるということも…。
ここでは、年末の挨拶のネタやコツ、対処法などについてご紹介します！
年末年始の挨拶の定番は、やはりカレンダー。
誰でも見るものなだけあり、来年1年間こちらの存在を忘れないでいてもらえるかもしれないというメリットがあります。
注意したいのは、持参するのは年末のギリギリにならないようにすること。
ギリギリになれば、カレンダーをすでに用意していたり、他の企業のカレンダーを使うつもりになっていたりすることも。
タイミングが悪いと、ゴミになってしまうということも考えられます。
カレンダーを使った年末の挨拶では、12月の中旬くらいまでに済ませるのが一般的です。
余裕を持って挨拶のスケジュールを組んでおくといいでしょう。
カレンダーの他に配るものといえば、粗品やノベルティ。
一般的な粗品は、以下の通りです。
近年では、新型コロナウイルス対策としてマスクやミニタオル、ウェットティッシュが喜ばれることも。
また、珍しい粗品や便利な粗品を持っていけば、会話のきっかけになることも考えられます。
会社名の入ったノベルティは発注に時間がかかる場合があるため、前もってスケジュールを確認しておきましょう。
中には「1件でも多く回りたい」「相手が多忙で申し訳ない」などの事情があり、あえて不在時を狙う人もいます。
受付に「年末の挨拶に伺いました」などと要件を伝え、名刺やカレンダーなど、挨拶に来たとわかるものを渡します。
訪問があったことは後で相手に伝わるため、お互い時間をかけることなく挨拶を済ませることができます。
相手から「来ていただいてありがとうございます」などの電話が入ることがあるので、連絡の取れる状態にしておくといいでしょう。
また、年末年始の時期になると、会社の受付などに名刺ボックスをおいておく会社もあります。
担当者の不在時には、そこに自分の名刺を入れておく仕組みです。
その場合でも名刺に一言メッセージを書くなど、気持ちを伝えることを意識するといいでしょう。
年末の挨拶は普段と異なるコミュニケーションが必要とあって、苦手に感じる方もいるでしょう。
しかし年末の挨拶は、ちょっとした工夫で相手に感謝を伝えられる場でもあります。
今年1年間どのようなことがあったのか、振り返ってみてはいかがでしょうか。
相手との共通のエピソードなどがあれば、より関係が深まるきっかけになるかもしれません。
また、相手のスケジュールや好みを考えるといった気遣いを忘れないようにすることが大切です。
スピーディに終わらせたいのか、ある程度お話したい人なのか。
直接話すのが好きか、メールで済ませたい人なのか。
忙しい中ではありますが、相手に思いを馳せる時間を作ってみてはいかがでしょうか。
読者の皆さまが良い新年を迎えられるよう願っています！
この記事をシェア
.jpg)
