リモート会議とは?やり方やおすすめツールは?キャリア女子が解説!

コロナ禍で在宅勤務が増えた昨今「リモート会議」という言葉を聞く機会が増えましたよね。ですが「リモート会議」ってどんな会議のことを指すのでしょうか?WEB会議とは違うの?どうしたらいいの?実際にリモート会議を開催した経験から解説します。

リモート会議とは?


リモート会議とは、直接顔を合わせて会議するのではなく、インターネット回線や電話回線を利用して遠隔(リモート)地の相手と会議をすることを指します。

コロナ禍で在宅勤務や顔を合わせた商談機会の削減を余儀なくされ、今まで「会社」という同じ環境にいた仕事仲間や「会社」で会っていた取引先がそれぞれの「自宅」等で働くようになり、リモート会議は必然的に増えることとなりました。

リモート会議はパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでもできるため、場所や時間を選ばず、大きな設備やシステムを使うことなく会議をすることができます。
利便性がとても高いですね。

今回は実際に在宅勤務や遠隔地をつないだリモート会議の機会が増えた経験から、リモート会議の種類やおすすめのサービス、マナーやコツについてご紹介します。

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リモート会議の種類は?


「リモート会議」は大きく分けて3つの種類があります。

WEB会議


WEB会議とは、パソコンやスマートフォン、タブレットに専用のアプリやソフトウェアをダウンロードし、インターネット回線上でそのサービスを利用して実施する会議のことを指します。

アプリやソフトウェアをダウンロードし、必要な月額費用を支払うことでサービスを利用することができるため、設備投資費用が少なくて済む利点があります。

スマートフォンはもちろんですが、最近のノートパソコンには元々インカメラやマイクがついているものが多いので、インターネットにアクセスさえできれば場所を選ばずに会議を実施することが可能です。

テレビ会議


テレビ会議とは、モニターと専用の機器を会議実施地点それぞれに設置して行う会議のことです。
テレビモニターと専用の機器が会議室の数だけ必要なため、設備投資費用が高くなります。

一方で画質や音声は安定しており、部屋と部屋を繋ぎ、広いモニターに参加者を多く映すことができるため、大人数同士の会議に向いている方法です。

電話会議


電話会議とは、特定の電話番号(アクセスポイント)に参加者が電話をかけることで、3人以上の通話が可能になるシステムを利用した会議方法です。

1対1であれば通常の電話機能で問題ありませんが、3人以上で通話して打ち合わせしたいという場合はこのシステムを利用します。

WEB会議はインターネット回線、特にWi-Fiへの接続が必要となりますが、電話会議であれば電波がある環境なら開催が可能なため、場所を選ばないメリットがあります。

よくあるリモート会議は?


3つのリモート会議をご紹介しましたが、よく実施されているリモート会議の方法はどれなのでしょうか。

現在はWEB会議が主流


私はコロナ禍で在宅勤務が多くなったあと、リモートで会議をする場合は主にWEB会議システムを利用していました。

コロナ禍をきっかけに社内のリモートワーク環境の整備が一気に進み、在宅勤務でも顔を見ながらリアルタイムで話し合いができるWEB会議システムが拡充されたためです。

また、取引先様とリモート会議をしよう、という話になった場合もほとんどWEB会議でした。

社会全般としてもWEB会議が主流になりつつあるのでしょう。
後ほどご紹介するWEB会議システムも簡単に使えるものが多く、音声や映像にも大きな問題がないため、専用の機器を必要としない身軽さと利便性の高さが評価されているのだと思います。

音声や映像を良好な状態にするためには安定したWi-Fi環境が必要なので、WEB会議を行う場所やインターネット環境には注意が必要です。

企業に所属していれば、パソコンと合わせてWi-Fi機器が提供されるかと思いますので、それを利用すれば問題ありません。

対同グループの会社だとテレビ会議も


ほとんどの会議はWEB会議で行っていましたが、同じグループ企業で遠隔地にある会社との打ち合わせ時はテレビ会議システムを使うこともありました。

同じグループ企業ということもあって専用の機器がそれぞれの会議室に同じように設置されていることと、参加者が大人数の場合が多く、パソコン画面では一度に参加者を映すことが難しいためです。

テレビ会議は音声や映像は安定しているものの、専用機器を立ち上げたり、相手先と回線を繋いだりと準備に時間や手間がかかります。

なるべくWEB会議に移行したい!と思いながらも、テレビ会議システムの方がなじみがある…といってずっとテレビ会議をしていた定例会議もありました。

電話会議は未体験

電話会議は10年ほど社会人をしていますが、1回もしたことがありません。
スマートフォンが普及する前はあったのかもしれないですが、スマートフォンであればLINE等を使って一度に複数人と電話することができるようになったので、必要とする場面があまりありませんでした。

リモート会議(WEB会議)のメリットは?


リモート会議の手段として主に使われるようになってきたWEB会議システムにはたくさんのメリットがあります。
先ほど少しご紹介しましたが、ここでWEB会議のメリットを再度見てみましょう。

  1. 移動にかかるコストや時間を削減できる
  2. 働き方改革を進めることができる
  3. 会議スケジュールの調整がしやすい
  4. 感染症対策や災害時の対応ができる

それぞれのメリットを簡単にご説明しますね。

1. 移動にかかるコストや時間を削減できる


WEB会議システムが広まる前は、大阪で商談がある場合は東京駅に行き新幹線に乗って、新大阪駅から商談場所まで移動して…と交通費も時間もかなりかかっていました。

WEB会議システムを利用した商談がスタンダードになると、これまで1つの商談にかかっていたコストを大きく削減することができます。
WEB会議システムは初期投資がテレビ会議システムなどと比較すると少なくて済む点が大きな魅力です。

長期的に見て移動コストを削減できるのは大きなメリットでしょう。

2. 働き方改革を進めることができる


ワークライフバランスの充実や女性活躍が謳われて久しいですが、実際はこれまで片道1時間の通勤を続けていたり、保育園の送迎があるため時短勤務をせざるを得なかったりと、現実として難しい場面があったのではないでしょうか。

WEB会議システムが一般的になることで通勤ストレスから解放されたり、介護や育児中の女性が在宅でフルタイム勤務ができるようになったりと、働き方改革を進めることができるようになりました。

働き方の選択肢のひとつとして、WEB会議システムの導入をはじめとしたリモートワークの環境を整備することは優秀な人材を採用していくための大きなポイントでもあります。
女性が長く働くことをサポートするという面でも重要ですね。

3. 会議スケジュールの調整がしやすい


会議室を押さえて、参加者のスケジュールを押さえて、いざ会議をしようとした時に前の会議が伸びたから会議時間が短くなってしまった…といったことがありませんでしたか?

物理的に場所を押さえて開催する会議だと、よくある光景ですよね。
WEB会議であれば参加者のスケジュールの確保だけしていれば、前後の会議スケジュールが物理的に影響することはありません。

重複して参加する参加者がいる場合はその人のスケジュール調整は必要ですが、WEB会議は途中からでも簡単に参加することができます。

チャット機能を使えば会議の内容を随時確認しておくこともできますね。
会議のスケジュール調整がしやすい点もWEB会議システムのメリットの1つです。

4. 感染症対策や災害時の対応ができる


WEB会議システムを導入が促進されたきっかけはコロナウイルスの感染拡大でした。
ここまで大きな感染拡大は頻繁にあるわけではありませんが、この先も同じようなパンデミックが起こりうる可能性はあります。

そういった際に、WEB会議システムがあれば在宅勤務しながら業務を遂行することができますよね。
同様に台風や地震といった出社が困難な災害時でも対応ができます。

日本は台風や地震といった自然災害が毎年のように起こる国です。
自身の身を守りながら仕事ができる環境を整えておくことは、万が一のことが起きた時の対応策になるでしょう。

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リモート会議(WEB会議)のよくある開催場面は?


リモート会議の主流であるWEB会議ですが、どういった場面で行われることが多いのでしょうか。
実際に私が体験した、WEB会議の開催場面をご紹介します。

在宅勤務時のミーティング


実際に体験したWEB会議で、最も多かったのは在宅勤務時のミーティングです。
在宅勤務時では、メールや電話で処理できる案件ももちろんありますが、複数人とリアルタイムで意見交換や対応策を検討するミーティングはとても重要な仕事です。

出社していないという理由でミーティングができない、となってしまうと仕事の生産性が落ちてしまいますよね。
対応や処理が遅れて、商品の生産や供給に遅れが出たり、顧客対応に影響が出たりしてしまうこともあるかもしれません。

働いている場所に関係なく、必要なミーティングはWEB会議システムを介して行う、という場面が一番多くありました。

遠隔地の取引先との商談


次に多かったのは遠方の取引先との商談です。
以前であれば東京や地方に出張して商談していたのですが、コロナ禍では自由に行き来することができなくなってしまいました。

電話やメールでやり取りして進められる案件もありますが、特に取引先であれば商談中の雑談も含めて、顔をみながら話すことが仕事と同じぐらい大切な場面もあります。

最近のWEB会議システムには、どちらかが同じアプリやソフトウェアを持っていなくてもWEB会議ができるようなサービスも始まりました。

顔を合わせることは大事だと思いながらも、長距離の出張は移動に時間も取られるし、体にも負担がかかります。
WEB会議システムの普及でそういったデメリットがなくなり、効率的に遠隔地の取引先との商談が行えるようになったことは大きなメリットだと感じています。

ウェビナー(WEB上のセミナー)


最後によくWEB会議システムが使われる場面が「ウェビナー(WEB上のセミナー)」です。

コロナ禍で感染拡大防止のために、ひとつの会場に大人数を集めて行っていた講演会やセミナーができなくなりましたね。
その代わりにウェビナーが増えました。

これまでは面白そうなセミナーがあっても、開催地が遠方であれば交通費等の費用対効果を考えて諦めざるを得なかったり、前後の業務スケジュールがつまっていて移動ができないため参加できなかったりといったことがありました。

ウェビナーが盛んに実施されるようになり、参加費だけ支払えば場所や時間を今までのように気にすることなく、参加したいものに参加できるようになりました。

セミナー主催者側にとっても、ウェビナーであれば広い会場の準備や参加可能者数をこれまで以上に気にすることなく開催することができるため、メリットが大きいとも聞いています。

主催者側も参加者側もメリットがあるウェビナー。コロナ禍が落ち着いた後もWEB会議システムを利用して盛んに行われていくでしょう。

リモート会議のやり方は?おすすめツールは?


これからますます使われるようになるリモート会議。
特に主流のWEB会議をしようとする際に、何が必要なのでしょうか?

私が実際に準備して、使ったことのあるおすすめのWEB会議システムをご紹介します。

リモート会議(WEB会議)の必需品


まずはWEB会議をするうえでの必需品を確認しておきましょう。

パソコン・スマートフォン

しっかりとWEB会議を行うのであればパソコンは必須です。
スマートフォンでもWEB会議に参加はできますが、資料の共有や共有したドキュメントの編集はパソコン上で会議に参加しながらの方が効率よくできます。

特に発言がなく、オブザーバーとして会議内容の確認だけという場合は、スマートフォンからの参加でも問題ないでしょう。

Wi-Fi環境

WEB会議はインターネット回線を利用するため、Wi-Fi環境がなければできません。
情報漏洩を防ぐためにもフリー回線のWi-Fiではなく、セキュリティ対策がされているWi-Fi回線を利用するようにしましょう。

マイク・カメラ

顔を出したり、発言したりする場合に必要です。
最近のパソコンであれば、初期機能としてマイク・カメラがついているものがほとんどなので追加で準備する必要はありません。

もしついていない場合は後付けでカメラやマイクが必要となりますので、持っているパソコンの機能は確認しておきましょう。
スマートフォンであれば従来の機能で問題ないため、特に追加で準備するものはありません。

リモート会議(WEB会議)のおすすめツール


続いて、WEB会議をするときのおすすめツールです。

Zoom

ZoomはWEB会議といったビジネスだけでなく、プライベートでも「Zoom飲み」というのが流行ったので、使ったことがある人が多いのではないでしょうか。
Zoomは通信も安定しており、録画や画面の共有、チャット機能なども使えます。

基本無料で使えるため、単発の打ち合わせなどで使っていました。
取引先から「WEB会議での打ち合わせをお願いします」といってZoomミーティングのURLを送られてくるケースが多かったです。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsはマイクロソフト社が提供しているサービスです。
私が勤めている会社ではコロナ禍を機に「Office 365」が導入されたため、社内でのWEBミーティングは基本的にTeamsで行っていました。

Teamsはビデオ通話・画面共有・資料共有・チャット機能といったWEB会議をするうえで必要な機能が整っています。
通信状況も安定しており、社内ミーティングで困った事はありませんでした。

パソコン上のTeamsアプリに保存しておいた資料を、会社iPhoneのTeamsアプリで確認ができるという互換性の高さも使いやすいポイントです。

Google ハングアウト

Google ハングアウトはGoogleが提供しているコミュニケーションツールです。
Googleアカウントでのログインが可能で、チャットや最大10人までのビデオ通話が可能になっています。

Googleならではのサービスとしては、Googleドキュメントを共有して編集しながらミーティングをすることができます。

無料で利用できる点もポイントです。
参加人数が10人以下で、オフィシャルなWEB会議というよりは同僚とカジュアルに打ち合わせをするときなどが多かったです。

私の場合、それぞれ自宅でランチを取りながらプライベートのGoogleアカウントを使用してブレストするといった機会がありました。

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リモート会議(WEB会議)のマナーは?コツは?


アプリやソフトウェアも充実してきた今後、ますますWEB会議をする機会は増えていくでしょう。
そんなWEB会議ですが、私自身が何度も経験してみて気を付けているマナーやコツがあります。

初めてWEB会議をする時でも、このマナーやコツさえ知っていれば問題なく会議に参加できるというポイントを5つご紹介しますね。

実施場所は静かな環境で


WEB会議に参加する場所ですが、Wi-Fi環境が整っていることは大前提で自宅もしくはシェアオフィスの個室を利用するようにしましょう。
テレワークそのものはカフェといったオープンな場所でしても問題はありませんが、会議の内容は社外秘であることが多いはずです。

そういったオープンな場で会議内容が筒抜けになってしまうのは避けなければいけません。
また、マイクをミュートにしている場合は問題ないですが、発言時にマイクをオンにすると自分が思っている以上にマイクが周りの雑音を拾ってしまいます。

雑音が入ると相手が聞きづらいため、会議の進行を妨げてしまいますよね。
そういったことを避けるためにWEB会議に参加する場所は周りに誰もいない、静かな環境でするようにしましょう。

服装はトップスだけでも整える


在宅勤務時は少しラフな服装で仕事をするという人も多いのではないでしょうか。
そういう私も在宅勤務時はできるだけ肩の凝らない楽な服装で仕事をしています。

ですがWEB会議に参加するときは、トップスだけでも整えておくことをおすすめします。

Yシャツにネクタイを着ける、きちっとしたブラウスを着るということではありません。
Tシャツでも上にカジュアルなシャツを1枚着るだけで、WEB会議の画面ではきちんとしているように見えます。

在宅勤務時はお互いにどのように仕事を進めているのか分かりませんよね。
WEB会議の画面越しできちんとして見えるということは、全体の仕事もきちんとこなす人だという印象を持たれやすくなります。

仕事を進めるうえで印象や信頼というのは大事です。
ぜひ実践してみてください。

会議が始まる前に背景を設定


シェアオフィスの場合は問題ないかと思いますが、自宅の場合は背景がごちゃごちゃしている場合がありますよね。
ZoomやMicrosoft Teamsなどでは背景をぼかしたり、背景画像に設定することができます。

背景として映り込んでしまいたくないものがある場合は、会議が始まる前に事前に設定しておきましょう。
会議が始まってから気付いて設定したり、調整したりしていると会議の開始が遅れてしまうことがあります。

他の参加者に迷惑をかけないように、事前のチェックと準備をしておきましょう。

共有資料は事前に準備


パソコンでWEB会議に参加し、会議内で参加者と共有したい資料がある場合は事前に共有準備をしておきましょう。
会議が始まってから共有資料を探したり、共有準備をしたりしていると会議が止まってしまいます。

時間を有効的に活用するためにも、準備はしっかりとしておきましょう。
具体的には次のように準備をしておくと、スムーズに会議内で共有ができます。

  1. 共有資料は専用のフォルダ(「〇〇会議共有資料」など)に保存しておくか、デスクトップ、システムのストレージ内に保存しておく
  2. システム内での共有が難しい場合は、先方にメールで事前送付しておく
  3. 共有・発表する順にファイル名に番号を振っておく
  4. 問題なく開けるか事前にテストしておく

WEB会議を滞りなく進める最大のコツは事前準備です。
特に初めてWEB会議に参加して資料を共有する時は、共有資料が煩雑になってしまったり、方法が分からず共有がうまくできなかったりすることがあります。

焦らずに資料共有ができるように準備はしっかりしておきましょうね。

相手のプレゼン中はミュートに設定


WEB会議に参加中に他の参加者が話したり、取引先のプレゼン中は基本的にマイクはミュートに設定しておきましょう。
先ほどお話した通り、マイクは自分が思っている以上に周囲の小さな音も拾っています。

話している時に他から雑音が入ってきたら気持ちよくないですよね。
話している相手が不快な思いをしないためにも、WEB会議のマナーとして心得ておきましょう。

リモート会議は今後も盛んに実施


コロナ禍で一気にインフラが整ったWEB会議をはじめとするリモート会議。
移動コストや時間の削減、働き方改革の推進、業務スケジュール調整の柔軟性など大きなメリットが多くあります。

私個人としてもリモート会議ができるようになった在宅勤務という働き方が、ワークライフバランスを考えるうえで大きなメリットになっています。

これからは子育てをしながら働く女性が増えていくでしょう。
これから働きたいという女性が会社を選ぶポイントとして、WEB会議などのリモート会議システムの充実が重要になってくるかもしれません。

すでに広く使われているツールや、これから新たに出てくるサービスを随時チェックしながら、自分のビジネススタイルにぴったり合うリモート会議の方法を探してみてくださいね。

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Rolmy編集部(ライター)
Rolmy編集部

Rolmy編集部から、仕事も私生活も充実させたい20~30代の働く女性向けに、より私らしく輝けるキャリアやライフスタイルを叶えるためのヒントをお届けしています。