テレワークのコミュニケーションが不足する理由と解決する方法

コロナの影響でテレワークになったという人も多いのではないでしょうか?テレワークになると、社内でのコミュニケーションが少なくなったと感じる人もいるかと思います。この記事では、テレワークでコミュニケーションが不足してしまう原因、改善する方法について解説しています。

テレワークでコミュニケーション不足になる原因


テレワークは、家で仕事をすることになるので、必然的に社内のコミュニケーションが不足しがちになります。

テレワークでコミュニケーションが不足する原因を下記で詳しく見ていきたいと思います。

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業務に関する連絡のみになってしまう


社内では、業務以外の雑談や他の部署の人と接する機会が多かったと思います。
そもそも、テレワークで働く環境自体がコミュニケーションが取りにくい状態なのです。

テレワークになると家に自分1人で仕事をするので、業務以外の雑談や他の部署の人と関わることが無くなります。
その為、業務に関するコミュニケーションツールでのみのやり取りとなってしまうのです。

ビデオ会議や電話は作業効率を下げてしまう傾向があるので、相手とコミュニケーションをとる頻度も減ってきます。
また、相手を褒めたり、褒められたり、ちょっとした雑談という機会も減ってきます。

コミュニケーションツールが上手く使いこなせていない


社会人でも、ミドル層やシニア層は、これまで人とのコミュニケーションは対面で行ってきたという人がほとんどです。

コロナでテレワークになり、社内のコミュニケーションツールを使おうと思っても、チャットツールの絵文字や挨拶のない短いやりとりに慣れておらず、不満を抱えている人もいます。

こういった人達は、プライベートではスマートフォンを使ってアプリなどを使いこなせます。

ですが、仕事でチャットツールでのやり取りや、パソコンでメールを送信すること、ビデオ会議でコミュニケーションを取ることには慣れていないのです。

オンラインコミュニケーションの特性を理解出来ていない


テレワークのコミュニケーションの特性を理解出来ていない場合もあります。
コミュニケーションには、「同期型」と「非同期型」の2種類が存在します。

「同期型」のコミュニケーションは、1対1の会話や電話打ち合わせなどが該当します。

「非同期型」とは、コミュニケーションの反応をすぐに求めないものです。
メールやLINEなどが当てはまります。

非同期型のメールやLINEですぐに返事を求めてしまうと、コミュニケーション不足が生じてしまうのです。

テレワークでのコミュニケーションでミスが起こる原因


テレワークでのコミュニケーションには、不足だけではなくミスも生じます。

下記で詳しく見ていきたいと思います。

コミュニケーションでタイムラグが起こりやすい


チャットツールはコミュニケーションの特性としては同期型と言えます。

しかし、離席やふとした漏れから確認していない、また急ぎの案件の対応しているうちに返信し忘れていた、ということもあります。

こういった対応する場合は、チャットツールではなくビデオ会議ツールなどで対応すると良いでしょう。

ビデオ会議だとその場で要件を共有し業務の打ち合わせができるので、タイムラグが起こりにくくなります。

文章のみだと認識違いが起こりやすい


上記でも紹介しましたが、チャットツールでは文字によって情報を伝達する為、口答と比べて圧倒的に情報量が少なくなります。

チャットツールだと、些細な言い回しや認識の違いによって誤解が生まれやすかったりするのです。

口答ではそういった部分を補うことも出来ますが、チャットツールなどの文章では、お互いの認識違いによって誤解が生まれやすいのです。

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テレワークでのコミュニケーション不足による悪影響


テレワークによるコミュニケーション不足は、様々なところに悪影響が出てきます。

ここからは、テレワークによってどのような悪影響が出てくるのかについて見ていきたいと思います。

モチベーションの低下


テレワークによるコミュニケーション不足は、従業員のモチベーション低下を引き起こしやすくなります。
同じ空間の中に人がいないことで、孤独感を感じやすくなるという人もいます。

また、文字でのやり取りが多くなるので、仕事に張り合いが無くなるという人も少なくなりません。

社内では、社員同士の雑談や同僚との関係を構築したりと、些細なところから仕事へのモチベーションに繋がる場面が多くあります。

社員との交流は情報共有にも繋がるので、必然的にコミュニケーションが多くなります。
テレワークによってそうしたコミュニケーションが無くなってしまったことで、離職に繋がるといったケースもあります。

生産性の維持が難しくなる


モチベーションの低下は、仕事の生産性維持の低下にも繋がってきます。

企業側はテレワークを社員が柔軟な働き方をする為に取り入れたのに、それが負担になっている社員も多いのではないでしょうか?

その一方で、テレワークという働き方が快適だと感じている社員もいます。
これは、社員の性格や仕事内容によっても大きく変わってきます。

テレワークが負担になっている社員がいるからと言ってテレワークを廃止してしまうと、テレワークで円滑に仕事を進めていた社員は不満に思います。

また、不満に思うだけではなく、仕事が円滑に回らなくなったという社員も出てくるかと思います。

こういった問題が起こらない為にも、社内の社員の仕事内容や性格など企業が把握し、柔軟に対応していく必要があります。

評価制度への不満にもつながる


企業が社員を評価する際、社員の勤務態度や協調性などを見て、上司が評価していることが多いです。
ですが、テレワークが導入されたことによって、社員の勤務態度や協調性を見ることが少なくなってきます。

それにより、上司は評価を付ける際、評価がしにくくなってきたという人も少なくありません。
評価を見た社員は、評価に対して不満や疑問が増えることになります。

こういった不満や疑問を解決するには、テレワークを導入する前の評価制度を廃止し、テレワークに合った評価制度を導入する必要があります。

テレワークでのコミュニケーション不足を改善する方法


テレワークでのコミュニケーション不足を改善することで、作業効率がアップし、仕事が円滑に回ります。

ここからは、テレワークでのコミュニケーション不足を改善する方法について紹介していきたいと思います。

対面でのコミュニケーションの機会を作る


対面でのコミュニケーションの機会を作ることで、仕事の効率化や作業の活性化を図れるでしょう。
しかし、コロナ禍では対面でのコミュニケーションは難しいかと思います。

その場合、週1回は出社するといった行動を取ることによって、社員同士のコミュニケーションを図ると良いでしょう。

また、対面が難しいという場合には、ビデオ会議の頻度を増やしたり1対1のビデオ会議を開くなどして、コミュニケーションを図っていくと良いでしょう。

そうすることによって、テレワークでの仕事に慣れていきます。

スケジュールは積極的に共有する


テレワークだからこそ、スケジュールの共有は大切です。
社員同士の顔が見えないので、社員の仕事のスケジュールが把握しづらいのです。

そうしたことを解決する為にも、社員1人1人のスケジュールを把握しておくことが大切です。
また、取引先などに自分が対応出来る時間帯を知らせておくことで、社内共有に繋がります。

オンラインツール環境を積極的に取り入れる


テレワークを導入するに当たり、ビデオ会議などのオンライン環境を積極的に取り入れていくことも大切です。

例えば、スケジュールや業務管理が共有できるツールやオンラインで使用できるホワイトボードなどを積極的に取り入れることで、社内のコミュニケーションが活性化され、仕事の効率がアップします。

また、ゲーム感覚で社員アバターを作成し仮想オフィスを作成することで、社員の出勤を確認している企業もあります。

チャットでは「短く」「素早く」「頻繁」を心がける


チャットは文章で仕事の内容を確認したり共有するツールなので、長文には向いていないです。
短い文章で分かりやすく相手に伝えないといけません。

そのためには、「短く」「素早く」「頻繁」を心がける必要があります。

多くのメンバーが入っているチャットだと、メッセージがすぐに流れてしまうことがあります。
そうすると、そのメッセージを見ていないといったことも起こりやすくなります。

なので、頻繁にメッセージを見たり、スタンプで読んだことを知らせる必要があります。

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テレワーク導入に成功している企業の事例


テレワークを導入している企業で、仕事が円滑に進んでいる企業も多くあります。
ここからは、テレワークの導入に成功している企業の事例を見ていきたいと思います。

楽天コミュニケーションズ

楽天コミュニケーションズは、楽天グループの子会社です。
主にモバイル・クラウドサービスなどの固定系通信サービスをおこなっている企業です。

オンライン会議には常に映像共有を義務にしており、同期の社員や今月が誕生月の社員など、独自のグループを作っています。

日本マイクロソフト

日本マイクロソフトは、東京都品川区に拠点を置くMicrosoftの子会社です。

コロナの前からテレワークを導入しており、仕事ができる場所の制限を撤退したり、日数の利用制限を無くしたり、前日までに上司にメールで申請すれば許可がとれるようにするというようなやり方を導入しています。

DELL

DELLはアメリカの企業で、従業員は世界各国で16万5000人以上を雇用している世界最大級のテクノロジー企業です。

コロナ以前からテレワークを導入しており、DELL独自のテレワークノウハウを活かした「テレワークパッケージ」を販売しています。

まとめ


テレワークでは、自宅で孤独感を感じやすくなり、仕事の効率が下がってしまうことがあります。

ですが、テレワークでの仕事の環境を整えたりテレワークのチャットツールなど、やり方を工夫することで仕事が円滑に回り、社員同士のコミュニケーションをしっかりとれるようになるかと思います。

そうした日々の改善によって作業効率が上がり、仕事のしやすさに繋がってくるのです。

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Rolmy編集部(ライター)
Rolmy編集部

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