上司とのコミュニケーション方法とは？上手くいかない原因と改善策

上司とのコミュニケーションが上手くいかない3つの理由

上司とのコミュニケーションが上手くいかない原因としては「世代の違い」や「経験の差」によるものがあげられます。

また、相手の立場に立てておらず、すれ違いが生じるケースもあるでしょう。
ここでは、さらに詳しく3つの理由についてご紹介します。

1.世代の違いによるもの

上司と部下の年齢差が20～30歳以上になると、常識や価値観が違うのも無理はありません。
ドラマや小説の世界でも「最近の若者は……」なんて定型文があるくらいです。

価値観が違う理由は、幼少期から過ごしてきた環境やルールが異なるから。

例えば、会社を休むことを伝える際に、上司側は「基本的に電話」と思っていても、部下側がメールやSNSで伝えるケースがあります。

上司側の常識では電話連絡のため「非常識な部下だ」と感じてしまいます。

しかし、部下の立場からすると「そもそも何故、電話する必要があるの？」と疑問を抱いているパターンもあるはずです。

上記は一例ですが、似たようなことが積み重なり、コミュニケーションが上手く取れなくなるケースも大いに考えられるでしょう。

2.経験の差によるもの

同じ業務内容であっても、経験があるかないかで難易度は変わってきます。

主に、上司側が「このくらい簡単にできる」と思い込んでいる場合、コミュニケーション不足によるすれ違いが生じやすいと言えます。

例えば、教え方が雑になったり、上手く対応できない部下に対して勝手に幻滅したりです。
さらに、部下が積極的に質問できないタイプだと、思わぬミスに繋がってしまうことも……。

すれ違いを防ぐためにも、経験や知識の差はあるのが当然と考えた上で、気になることはどんどん上司に質問しておくことをおすすめします。

3.相手の立場に立てていない

上司と部下のすれ違いが生じる原因は、経験や価値観の違いなどさまざま。

そして、職場で働いている以上、上司に対して違和感を覚える可能性は十分にあります。

ここで重要なポイントが「相手の立場に立って物事が見れるか？」です。
何故なら、一度すれ違ったとしても、視点を変えると納得できることもあるからです。

いつまで経っても「理解できない上司」と思っていると、溝が深まり、ゆくゆくはコミュニケーション不足の状態に陥ってしまいます。

上司とのコミュニケーション不足がもたらす影響

上司とのコミュニケーションが不足すると、仕事の生産性や効率のダウンに繋がります。
また、せっかくの成長する機会を失ってしまう可能性も……。

具体的にどのような影響があるのか、3つの項目に分けてご紹介します。

仕事の生産性が下がる

コミュニケーション不足が深刻化すると、上手く連携がとれずミスが多発する恐れがあります。

具体的には、情報共有の漏れや、確認不足によってクライアントに迷惑をかけるなどです。

つまり、コミュニケーション不足は「会社全体の生産性がダウンする深刻な問題」と言えるでしょう。

一方、上司と意思疎通が出来ていると、業務効率が良くなり、組織としてのパフォーマンス力向上にも繋がります。

4.成長できない

仕事をするうえで、作業の流れや注意点などを上司から教えてもらう場面もあるでしょう。

コミュニケーションが上手く取れない状態だと、上司側がサポートしにくいと感じて、必要最低限の指示になってしまう可能性があります。

その結果、大切な成長機会を失ってしまうことも……。

反対にコミュニケーションがとれている関係性があれば、上司からの手厚いフォローを受けやすいため、成長スピードアップに期待できます。

また、わからないことがあった際に、質問しやすいというメリットも得られますよ。

5.職場の雰囲気がギスギスする

上司と部下のコミュニケーションが上手くいっていない職場の雰囲気は、決して良いとは言えません。
部下からすると、良いアイデアを思いついても気軽に発言しにくい環境です。

会社としても若手の柔軟な案を吸収することができず、損失に繋がる可能性も考えられます。
このように、職場の悪い雰囲気は個人だけでなく会社にとっても悪影響をもたらします。

一方、風通しの良い職場であれば、上司とも意見交換がしやすく、ストレスフリーに働くことが可能です。

上司との上手なコミュニケーション方法を7つピックアップ

上司と上手にコミュニケーションを取る方法はひとつだけではありません。

「相手のことを知ろうとする」や「挨拶を丁寧にする」などいくつかポイントがあります。

7つピックアップしてご紹介するので、気軽に取り入れられそうなことから試してみてください。

1.上司を知ろうと努力する

上司の立場に立って考えることも大切ですが、さらに一歩踏み込んでどのような人なのか理解する努力を試みましょう。

そのためには、日頃からちょっとした雑談を楽しむ気持ちが大切です。

会話を通して世代のギャップを理解することは、円滑なコミュニケーションの壁となるすれ違い防止にも繋がります。

もし、飲み会などが開催される職場であれば、積極的に話しかけてみましょう。

2.丁寧な挨拶と返事を心がける

挨拶のタイミングは普段あまり話をしない上司ともコミュニケーションをとれる絶好のチャンスです。

挨拶がつい流れ作業になりがちな場合は、次に挙げる二つのポイントを意識してください。

1. 笑顔で目を見る
2. 名前を呼ぶ

一日の始まりに気持ちの良い挨拶をすることで、職場の雰囲気も和やかになりますよ。

また、仕事中の返事も挨拶と同様に丁寧に行うことが大切です。

作業をしながら「はい」と返すのではなく、しっかりと相手の目を見て返事をしましょう。

3.報連相を徹底する

上司側の立場としては、部下の仕事を把握しておく必要があります。
当然、しっかりと報告・相談・連絡をしてくれる部下の方が安心です。

そのため、こまめな報連相を意識することで、仕事上のコミュニケーションが円滑にとれるでしょう。

例えば、今どのような作業をしていて、どんな状況か、問題は発生していないかなど。

重要なポイントとしては、トラブルが起こりそうなときほど、早めに伝えることが挙げられます。

4.アドバイスを求めてみる

ときには上司へアドバイスを求めるコミュニケーション方法もおすすめです。
意識したいポイントは、受けたアドバイスをアレンジせずにすぐ実践すること。

そして、試した結果は必ず教えてくれた上司へ報告をしましょう。
たとえ、耳が痛いアドバイスをもらったとしても、素直に受け止める姿勢が大切です。

絶対に言い訳や反論をしないようにご注意くださいね。

5.ポジティブな言葉を使う

ネガティブな言葉を使っていると、上司から近寄りがたいと思われる可能性があります。
そのため、職場ではポジティブな言葉を心がけることをおすすめします。

また、ポジティブな発言が目立つ部下の方が、仕事を任せやすいと感じてもらえるでしょう。
もし、不安を抱いているのであれば、愚痴を零すのではなく、相談という形で上司に伝えればOKです。

何とかしたい気持ちを前向きに伝えることで、積極性のある部下として評価されるはずですよ。

6.話す前に整理する

上司のタイプによっては、倫理的な話し方を求められることがあります。
常に感情論ではなく、事実に基づいた情報を伝えることを意識しましょう。

とくに仕事の話をする際は、結論から話すとスムーズに伝わります。

また、思ったことをそのまま口に出すのではなく、まずは頭の中で整理してから言葉にするように心がけてくださいね。

7.自分のことを話してみる

職場では秘密主義を貫くことはおすすめしません。
何故なら、ある程度オープンに話すことで、スムーズに交流できるパターンがあるからです。

ただし、話を切り出すタイミングは大切です。
仕事中の忙しいときはNG、雑談の際や飲み会の席を利用すると良いでしょう。

話題はグルメや芸能ニュースなどの世間話よりも、悩みの種や将来の目標などがおすすめ。
上司側も自分を頼って相談してくれる部下へは親身になりたいと感じるはずですよ。

上司とのコミュニケーションは仕事効率アップに繋がる！

上司と円滑にコミュニケーションを取るためには日頃の意識が大切です。

相手の立場を理解しようと試みたり、報連相を徹底したりするだけで、仕事効率が良くなる可能性がアップします。

まずは、笑顔で挨拶など、小さなコミュニケーションから心がけてみましょう。