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書類の電子化
テレワークが推進されると、書類の電子化が進みます。
なぜならテレワーク下における情報共有は、基本的にインターネット上でおこなわれるからです。
必要な書類をメールで共有したり、社内サーバにアップロードしたりと、ネットを介した情報共有には書類の電子化が欠かせません。
書類の電子化には書類紛失のリスクがなくなる、書類を保管するスペースを確保しなくていい、などのメリットがあります。
煩雑になりがちな書類管理の負担が軽減されるので、事務職にとっては嬉しい変化といえるでしょう。
承認フローの簡略化
承認にハンコが必要、という慣習はまだ根強く残っています。
ハンコを押すためだけに出社する、という事態も起きており、これではテレワークの普及が進みません。
そこで必要になるのが、グループウェアなどのITツールです。
グループウェアを使えばオンライン上で情報を共有できるので、いつでもどこでも承認作業が可能に。
スピーディーな承認は業務の効率化を促進するため、テレワークの実施に伴うITツールの活用で承認フローの簡略化が進むと考えられます。
オンラインでのコミュニケーションが増加
テレワークでは離れた場所にいる社員との話し合いや意思疎通が難しいことがあります。
そこで活用されるのがWeb会議です。
「Zoom」などに代表されるWeb会議ツールを使えば、オンライン上でのコミュニケーションが容易になります。
オフィスに出社することなく好きな場所から会議に参加できる状況は、社員のストレスを軽減させます。
どこにいても仕事ができる、というテレワークのメリットを生かすために、今後ますますオンラインでのコミュニケーションが増加していくのではないでしょうか。
サテライトオフィスの利用で業務効率化
企業によっては「サテライトオフィス」を設置しているところもあります。
サテライトオフィスは本社オフィスとは別に設けられた、業務上に必要な設備が整った空間のことです。
事務仕事に欠かせない通信環境やOA機器が備わっているオフィスが多いため、自宅では設備が整っていないので仕事がしにくい、という事務職の人にとっては最適といえるでしょう。
「仮想オフィス」でやる気アップ
テレワークではオフィスに出社する必要がないため、やる気を維持できない、オン・オフを切り替えられない、といった問題が生じることも。
そういったテレワークならではの問題を解決するために「仮想オフィス」を導入している企業があります。
仮想オフィスとは他の社員が働いている様子を撮影して共有できるツールのこと。
実際にオフィスにいるような感覚で仕事ができるので、モチベーションを維持し、生産性の低下を防ぐ効果が期待できます。
事務職の仕事は単調になりがちですから、仮想オフィスを活用すれば緊張感をもって仕事に臨めそうですよね。
まとめ
今回はテレワークがもたらす事務職の変化を5つご紹介しました。
日本の労働環境における業務効率化、生産性向上は早急の課題といわれています。
働き方改革は今後ますます進展し、テレワークが導入されていく企業は増えていくと考えられています。
「私の会社ではまだ全然…」という人であっても、働き方改革が実施され、労働環境が大きく変わる可能性は否定できないでしょう。
オフィスに出向かずに仕事をする働き方は、従来とは大きく異なるものです。
今回の記事を参考に、突然働き方が変わっても慌てないように心の準備をしておきましょう。
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