仕事を早退したい時に許可される理由4つと伝え方のポイントも解説

仕事を早退したい時に許可してもらえる理由4つ

仕事を早退したい時は理由が必要です。
しかし、どんな理由でも許されるわけではなく、正当な理由を用意する必要があります。

なぜなら多くの場合、早退はあまりいい顔をされないためです。
ここでは、仕事を早退したい時に許可してもらえる理由を紹介します。

「体の調子が悪い」

早退を許可される理由で多いのが、「体調不良」です。
体調の良し悪しは自分自身にしかわからず、上司が判断できることではありません。

そのまま業務を続けても仕事にならなかったり、症状が悪化する可能性も考えられるため、いつもと違うなと感じたら速やかに申し出ましょう。

個人の判断に委ねられるという点や周りへの配慮という点において、体調不良は仕事を早退する正当な理由として認められます。

「急な家庭の事情ができた」

「家庭の事情」は、会社が一歩踏み込めない領域でもあります。
子どもや家族の体調不良、学校行事、その他家庭の緊急事態などは急に起こることがあるため、早退の理由として認められます。

急な家庭の事情は、自分自身にしか急用の度合いがわかりません。
会社側は個人のプライベートにまで深く入り込めないこともあり、詳しい理由を問われることは少ないでしょう。

「病院へ行く予定がある」

病院に行く理由も体調不良と同等の扱いで、仕事を早退する理由として認められます。
その時に体調が良くても、検診や何か気になることがあって受診するという理由付けも可能です。

病院へ行く予定がある場合は、予約が確定したら早退する日を早めに伝えておきましょう。

「行きたいセミナーや交流会がある」

仕事の延長線上で開催されるセミナーや交流会は、認めてもらえる場合があります。
あくまでも仕事の一環として何かを収穫してくるという意味で、会社にとってはいいイメージを持たれやすいためです。

また交流が増えることで、新たなクライアントや新しい仕事に結びつくことも考えられます。
中には、仕事と関係がないセミナーやイベントでも、正直に伝えることで早退を認めてくれることがあるでしょう。

これらは「ワークライフバランス」を重視している会社で、認めてもらいやすい傾向にあります。

仕事を早退する理由はいつ言えばいい？

基本的には、早退が決まった時点で伝えるのがベストです。
数日前から予定が決まっているのに前日や当日に「早退したい」と伝えてしまうと、予定していた仕事を別の人に引き継がなくてはいけなくなります。

また、急に仕事を振られた人は、予想外のタスクにバタバタすることも……。
そのため早退の日時が決まっている場合は、早めに打診しましょう。

そうすることで当日はスムーズに早退しやすくなります。

仕事を早退する前にしておきたい3つのこと

早退前に周りに配慮しておくことで、そのあとの人間関係や仕事をスムーズに進めていくことができます。
ここでは、早退する前にしておきたいことを3つ紹介します。

決まった時点で上司に相談

早退する日程が既に決まっている場合や、体調不良で早退したいと思った時点で上司に相談しましょう。
早退理由は正当な理由であれば認められるため、きちんと早退理由を添えて伝えることがポイントです。

また早退する際は、業務の進捗状況や翌日の出勤状況などを聞かれることもあるため、きちんと答えられるように明確にしておくことが大切です。

「早退はよく思われない」と思うかもしれませんが、今後の上司との信頼関係を築いていくためにも相談は必要不可欠です。

周りに一言伝えておく

上司だけでなく、一緒に仕事をしているメンバーにも一言伝えましょう。
突然早退してしまうと驚かれることがほとんどです。

「聞いてなかった」「私たちは仕事しているのに」と不信感を抱かれることも……。
上司に伝えた後は、周りに伝えることも忘れないようにしておきましょう。

早退前にその日の業務を終わらせておく

周りに迷惑をかけないためにも、早退前にはその日の業務を終わらせておくことが大切です。
中途半端に終わらせていると、早退した後にミスがあった場合対処できないため、周りに迷惑がかかってしまうことがあります。

また、早く仕事を終わらせようと仕事が雑になれば、やっつけ仕事になって制度が落ち、ミスが増えるため、注意しましょう。

早退する理由を伝えるポイント4つ

仕事を早退する理由を伝える時、気をつけたいポイントがあります。
「早退させてください」というお願いベースよりは、「早退させてほしいのですが、いいでしょうか？」と相談や確認するような言い方が好ましいです。

ここでは、早退理由を伝える時のポイントをご紹介します。

できるだけ具体的な理由を言う

早退する時は、できるだけ具体的な理由を伝えましょう。
「体調不良で早退させてください」と言うよりは、「熱があるので、早退させてください」と具体的な内容の方が、状況が伝わりやすいです。

しかし、女性の場合「病院へ行く」という早退理由であれば、「内容は言いにくい……」という人もいるでしょう。
その場合は、無理に言う必要はありません。

「レディースクリニック」や「女性の専門外来」などと伝えると、状況を察してくれる上司もいます。

口頭で伝える

仕事を早退する理由を伝える時は、「必ず口頭」で伝えるのがベスト。
上司が席を外している場合はメールではなく、電話で伝えることが好ましいです。

メールだと文章によっては捉え違いがあるため、きちんと内容が伝わっているかわからないためです。
電話がつながらなかった場合は最終手段としてメールでも大丈夫ですが、その日のうちに再度お詫びの電話をしておくと印象がよくなるでしょう。

メールの文章で気をつけたいことは、ダラダラと長い文章にならないこと。
早退の旨を伝えることと早退の理由を簡潔に伝え、最後にお詫びの気持ちを伝えましょう。

お礼の言葉を忘れずに伝える

早退する際に忘れてはならないのが、お礼の言葉です。
特に、代わりに仕事を引き継いでくれた人がいる場合は、お詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。

どんな理由であろうとも、早退したことに理解しづらい人もいるかもしれません。
代わりに仕事を引き受けてくれた人はもちろん、周りの人にもお詫びの気持ちを伝えましょう。

周りの理解を得られる行動をしよう

仕事を早退する理由はさまざまですが、上司や周りの人の理解を得て、業務をできるだけ引き継がずに早退することがポイントです。

ただ早退して終わり！ではなく、早退する前の行動や早退後の仕事への取り組みで、日頃から周りからの信頼をえておくことも大切です。

早退をする際の伝え方や早退前にしておくことを確認し、周りへの感謝とお詫びの気持ちを持って早退を試みましょう。